Anwendungsfeld · Lieferavise
Die Lieferung ist im ERP, bevor sie auf dem Hof steht.
Lieferavise und Lieferscheine automatisch erfassen, ob als PDF, Excel oder ein paar Zeilen in der E-Mail: Flow liest Positionen und Liefermengen aus und übergibt sie Ihrem ERP. In enventa ist der Wareneingang damit vorbelegt; Ihr Lager prüft nur noch die Ware.
Ihr Team
Wenn Flow unsicher ist, entscheidet Ihr Team
Fehlt eine Pflichtangabe oder ist sie zu unsicher gelesen, gibt Flow den Beleg nicht weiter — er landet mit Grund bei Ihrem Einkauf. Was Pflicht ist, bestimmen Sie.
- Pflicht setzen Sie je Feld mit einem Häkchen in der Vorlage
- Wie sicher die Analyse die Belegart bestimmen muss: strikt, ausgewogen oder locker
- Auf Wunsch geht im Workflow jeder Beleg erst nach einer Freigabe hinaus
Vorlage · Pflichtfelder- Fehlt ein Pflichtfeld, bleibt der Lieferschein offen und lässt sich erst freigeben, wenn es gefüllt ist
- Sehr unsicher gelesene Pflichtangaben (Kennzeichen „Prüfen!“) hält Flow ebenfalls an, ebenso eine Einheit, die sich keinem Code zuordnen lässt
- Der Grund steht im Klartext daneben, jedes Feld trägt sein Kennzeichen
Beleg prüfen- Im Stapel, der älteste zuerst — das Original neben den Feldern
- Nach „Speichern & Freigeben“ läuft die Auslieferung von selbst weiter
- Wer freigegeben hat, steht im Protokoll; auf Wunsch kommt zu festen Zeiten eine Zusammenfassung per E-Mail mit allem, was wartet
Der Stapel
Die Bilder zeigen Kundenbestellungen — für Lieferavise sind die Ansichten dieselben.
Stammdatenaus Ihrer DatenquelleKI sichersicher gelesenUnsicherlieber einmal hinsehenPrüfen!sehr unsicher gelesenGeprüftvon Ihrem Team bestätigt
Die Felder
Was Flow aus einem Lieferavis liest
Jeder Lieferant kündigt anders an. Flow liest das Avis so, wie es kommt; die Analyse bestimmt die Belegart anhand von „Lieferschein“, „Lieferavis“, „Versandanzeige“ oder „wir haben versendet“ samt gelieferter Positionen.
So kann ein Lieferavis ankommen
In der E-Mail selbstAuch ohne Anhang.
Als PDFDer Lieferschein, wie der Lieferant ihn schickt.
Als Excel (.xlsx) oder CSVPacklisten als Tabelle.
Als Foto oder ScanScans mit Texterkennung, Fotos mit einem Bildmodell, beides in der EU.
Als EDIFACT oder XMLElektronische Avise ebenso.
Alles, was Ihr ERP braucht, um die Lieferung Ihrer Bestellung zuzuordnen — Position für Position, auch bei Teillieferungen.
Kopf
- Lieferschein-Nummer
- die Referenz des Lieferanten
- Lieferschein-Datum
- das Datum auf dem Beleg, nicht der Liefertermin
- Ihre Bestellnummer
- ohne Zusätze des Lieferanten — aus „82631630 TB“ wird „82631630“
- Lieferant
- aus Ihrem Lieferantenstamm, dazu Ihre Kundennummer bei ihm
Positionen
- Artikel
- die Nummer des Lieferanten, Ihre eigene und die GTIN, wenn er sie nennt
- Bezeichnung
- so, wie sie auf dem Lieferschein steht
- Liefermenge
- was tatsächlich geliefert wurde, nicht was bestellt war
- Einheit
- voreingestellt in den Einheitencode (UN/ECE) übersetzt, den der Import erwartet
- Bestellposition
- damit eine Teillieferung auf der richtigen Zeile landet
Das ist unsere Vorlage, für enventa Trade ERP fertig eingerichtet. Welche Felder Flow liest, welche davon Pflicht sind und in welches Format sie gehen, passen Sie selbst an.
So liest Flow
Wie Flow liest, was Ihre Lieferanten ankündigen
Auch den Lieferschein, der als Foto kommt, und den Lieferanten, der bestellt und geliefert in zwei Spalten nebeneinander schreibt: mit Texterkennung in der EU, dem Abgleich mit Ihren Stammdaten und Hinweisen, die Ihr Team je Absender hinterlegt.
Moderne TexterkennungText-PDFs liest Flow direkt, in der richtigen Lesereihenfolge samt Tabellenspalten. Gescannte PDFs und Faxe gehen durch Mistral OCR, betrieben bei Microsoft Azure in der EU und ohne Training mit Ihren Daten; fällt es aus, übernimmt Azure Document Intelligence. Fotos liest ein Bildmodell, ebenfalls in der EU.
Mehr zu Sicherheit und DatenschutzAbgleich mit Ihren StammdatenDen Lieferanten findet Flow über die Absenderadresse, die Artikel über Nummer oder Bezeichnung, die Einheit als Einheitencode (UN/ECE) für den Import. Was aus Ihren Stammdaten kommt, trägt das Kennzeichen „Stammdaten“.
Mehr zur ZuordnungExtraktionsprofile je AbsenderLiefert ein Lieferant auf seine eigene Art, hinterlegt Ihr Team für ihn einen Hinweis — für ein Feld oder den ganzen Beleg, auf Wunsch nur für PDF, Excel, CSV, EDIFACT oder die E-Mail selbst. Er gilt ab der nächsten E-Mail dieses Absenders.
Ins ERP
Wie die Lieferung in Ihr ERP kommt
Als Datei in dem Format, das Ihr System einliest. Die Zuordnung zu Ihrer Bestellung übernimmt dort Ihr ERP.
Für enventa Trade ERP
DESADV- Fertige Vorlage im Format openTRANS 2.1, an einer echten enventa-Installation erprobt
- enventa legt daraus den Wareneingang an und belegt die gelieferten Mengen vor — mit der empfohlenen Einstellung bucht Ihr Lager die Ware erst nach der Prüfung
- Teillieferungen landen auf den richtigen Bestellpositionen, die Bestellung steht dann auf „Teilgeliefert“
Für jedes andere ERP
- Unsere openTRANS-2.1-Vorlage als Ausgangspunkt für jedes System, das openTRANS einliest — angepasst an dessen Import
- XML, CSV oder JSON nach dem Schema Ihres Systems, per SFTP-Ordner oder per E-Mail
- Fehlt eine Vorlage, bauen wir sie mit Ihnen
- Eine individuelle API binden wir nach Absprache mit Ihnen an
Danach wird die E-Mail archiviert, verschoben oder weitergeleitet, so wie Sie es je Belegart im Workflow festlegen.
Der Nutzen
Was kosten Sie Lieferavise heute?
Beispiel mit 1.000 Lieferavisen im Monat, je 6 Positionen und 54 € Arbeitskosten je Stunde.
- Handarbeit im Monat
- 12,5 Personentage
- davon übernimmt viamind Flow
- 9 Personentage
- je Beleg, von Hand und mit Flow
- 6 bis 1,4 Min
Häufige Fragen
Was Teams vor dem Start fragen
Zu Lieferavisen: die Antworten, die wir in fast jedem ersten Gespräch geben.
Ihre Frage fehlt? Sprechen Sie mit unsBucht Flow den Wareneingang?
Nein. Flow liest den Lieferschein aus und übergibt ihn; enventa legt daraus den Wareneingang an und belegt die gelieferten Mengen vor. Mit der empfohlenen Einstellung bucht enventa Lagerware nicht selbst — das tut Ihr Lager nach der Prüfung.
Was passiert bei einer Teillieferung?
Flow übergibt, was tatsächlich geliefert wurde, je Position mit dem Bezug zur Bestellposition, wenn der Lieferant ihn nennt. enventa ordnet die Mengen den Bestellpositionen zu und führt die Bestellung als „Teilgeliefert“.
Merkt Flow, ob mehr oder weniger geliefert wurde als bestellt?
Nicht selbst: Flow vergleicht die Lieferung nicht mit Ihrer Bestellung. Das prüft Ihr Team im ERP am vorbelegten Wareneingang.
Brauchen wir für Lieferavise eine Schnittstelle zu unserem ERP?
Nicht zwingend. Flow übergibt den Lieferschein als Datei in dem Format, das Ihr ERP schon einliest, per SFTP-Ordner oder E-Mail. Für enventa Trade ERP gibt es fertige Vorlagen im Format openTRANS 2.1, die enventa mit dem EDI-Adapter einliest. Eine individuelle API binden wir nach Absprache mit Ihnen an.
Wo liegen unsere Lieferavise, und wie lange bleiben sie?
In Deutschland; die KI-Modelle laufen in der EU, ohne Training mit Ihren Daten. Die Anhänge entfernt Flow 3 Tage nach Abschluss, die E-Mail ist nach 30 Tagen gelöscht. Alles Weitere steht auf der Seite zu Sicherheit und Datenschutz.
Wie schnell können wir mit Lieferavise starten?
In der Regel in ein bis zwei Arbeitstagen. Die Vorlage für Lieferavise bringen wir für enventa Trade ERP fertig mit; für jedes andere ERP passen Sie oder wir sie an sein Format an.