Anwendungsfeld · Kundenbestellungen
Aus der E-Mail-Bestellung wird ein Auftrag — ohne Abtippen.
Kundenbestellungen automatisch erfassen, ob als PDF, Excel, Foto oder ein paar Zeilen in der E-Mail: Flow liest Kunde, Positionen, Mengen und Wunschtermin aus, findet Ihre Artikelnummern und übergibt den Auftrag Ihrem ERP. Ihr Innendienst prüft nur, was unklar ist.
Ihr Team
Wenn Flow unsicher ist, entscheidet Ihr Team
Fehlt eine Pflichtangabe oder ist sie zu unsicher gelesen, gibt Flow den Beleg nicht weiter — er landet mit Grund bei Ihrem Innendienst. Was Pflicht ist, bestimmen Sie.
- Pflicht setzen Sie je Feld mit einem Häkchen in der Vorlage
- Wie sicher die Analyse die Belegart bestimmen muss: strikt, ausgewogen oder locker
- Auf Wunsch geht im Workflow jeder Beleg erst nach einer Freigabe hinaus
Vorlage · Pflichtfelder- Fehlt ein Pflichtfeld, bleibt der Auftrag offen und lässt sich erst freigeben, wenn es gefüllt ist
- Sehr unsicher gelesene Pflichtangaben (Kennzeichen „Prüfen!“) hält Flow ebenfalls an, ebenso eine Einheit, die sich keinem Code zuordnen lässt
- Der Grund steht im Klartext daneben, jedes Feld trägt sein Kennzeichen
Beleg prüfen- Im Stapel, der älteste zuerst — das Original neben den Feldern
- Nach „Speichern & Freigeben“ läuft die Auslieferung von selbst weiter
- Wer freigegeben hat, steht im Protokoll; auf Wunsch kommt zu festen Zeiten eine Zusammenfassung per E-Mail mit allem, was wartet
Der Stapel
Stammdatenaus Ihrer DatenquelleKI sichersicher gelesenUnsicherlieber einmal hinsehenPrüfen!sehr unsicher gelesenGeprüftvon Ihrem Team bestätigt
Die Felder
Was Flow aus einer Bestellung liest
Jeder Kunde bestellt anders. Flow liest die Bestellung so, wie sie kommt — Sie müssen niemandem ein Formular vorschreiben.
So kann eine Bestellung ankommen
In der E-Mail selbstEin paar Zeilen ohne Anhang genügen.
Als PDFDas Bestellformular Ihres Kunden, wie es ist.
Als Excel (.xlsx) oder CSVBestelllisten als Tabelle.
Als Foto oder ScanScans mit Texterkennung, Fotos mit einem Bildmodell, beides in der EU.
Als EDIFACT oder XMLElektronische Bestellungen ebenso.
Kopf und Positionen — so, wie Ihr ERP einen Auftrag anlegt. Welche Felder Pflicht sind, legen Sie fest.
Kopf
- Bestellnummer des Kunden
- damit Ihr Auftrag seine Referenz trägt
- Bestelldatum und Wunschtermin
- der Termin auch je Position
- Kunde
- aus Ihrem Kundenstamm, über die Absenderadresse
- Kommission
- gelesen aus „Ihr Zeichen“, „Projekt“ oder „Bauvorhaben“
- Abweichende Lieferanschrift
- nur, wenn die Bestellung sie ausdrücklich nennt — Ihre eigene Firmenadresse schließt die Vorlage aus
Positionen
- Artikel
- über Nummer oder Bezeichnung, gegen Ihren Artikelstamm
- Menge und Einheit
- „Stk“ voreingestellt in den Einheitencode (UN/ECE) übersetzt, den der Import erwartet
- Preis
- so, wie er auf der Bestellung steht
- Termin
- wenn der Kunde je Position einen nennt
- Artikelnummer des Kunden
- steht im Auftrag als Kundenartikelnummer
- Mehrfachangaben
- „4x, 20x“ in einer Zeile werden eigene Positionen
Das ist unsere Vorlage, für enventa Trade ERP fertig eingerichtet. Welche Felder Flow liest, welche davon Pflicht sind und in welches Format sie gehen, passen Sie selbst an.
So liest Flow
Wie Flow liest, was Ihre Kunden schicken
Auch den Scan, der schief im Postfach liegt, und den Kunden, der alles anders schreibt: mit Texterkennung in der EU, dem Abgleich mit Ihren Stammdaten und Hinweisen, die Ihr Team je Absender hinterlegt.
Moderne TexterkennungText-PDFs liest Flow direkt, in der richtigen Lesereihenfolge samt Tabellenspalten. Gescannte PDFs und Faxe gehen durch Mistral OCR, betrieben bei Microsoft Azure in der EU und ohne Training mit Ihren Daten; fällt es aus, übernimmt Azure Document Intelligence. Fotos liest ein Bildmodell, ebenfalls in der EU.
Mehr zu Sicherheit und DatenschutzAbgleich mit Ihren StammdatenDen Kunden findet Flow über die Absenderadresse, die Artikel über Nummer oder Bezeichnung, die Einheit als Einheitencode (UN/ECE) für den Import. Was aus Ihren Stammdaten kommt, trägt das Kennzeichen „Stammdaten“.
Mehr zur ZuordnungExtraktionsprofile je AbsenderBestellt ein Kunde auf seine eigene Art, hinterlegt Ihr Team für ihn einen Hinweis — für ein Feld oder den ganzen Beleg, auf Wunsch nur für PDF, Excel, CSV, EDIFACT oder die E-Mail selbst. Er gilt ab der nächsten E-Mail dieses Absenders.
Ins ERP
Wie der Auftrag in Ihr ERP kommt
Als Datei in dem Format, das Ihr System einliest — ohne Schnittstellenprojekt.
Für enventa Trade ERP
ORDERS- Fertige Vorlage im Format openTRANS 2.1
- Kopf, Lieferanschrift, Kommission und alle Positionen, samt Artikelnummer des Kunden
- Als Datei für den EDI-Adapter von enventa
Für jedes andere ERP
- XML, CSV oder JSON nach dem Schema Ihres Systems
- Per SFTP-Ordner oder per E-Mail
- Fehlt eine Vorlage, bauen wir sie mit Ihnen
- Eine individuelle API binden wir nach Absprache mit Ihnen an
Danach wird die E-Mail archiviert, verschoben oder weitergeleitet, so wie Sie es je Belegart im Workflow festlegen.
Der Nutzen
Was kosten Sie Kundenbestellungen heute?
Beispiel mit 1.000 Bestellungen im Monat, je 6 Positionen und 54 € Arbeitskosten je Stunde.
- Handarbeit im Monat
- 12,5 Personentage
- davon übernimmt viamind Flow
- 9 Personentage
- je Beleg, von Hand und mit Flow
- 6 bis 1,4 Min
Häufige Fragen
Was Teams vor dem Start fragen
Zu Bestellungen: die Antworten, die wir in fast jedem ersten Gespräch geben.
Ihre Frage fehlt? Sprechen Sie mit unsBrauchen wir für Kundenbestellungen eine Schnittstelle zu unserem ERP?
Nicht zwingend. Flow übergibt den Auftrag als Datei in dem Format, das Ihr ERP schon einliest, per SFTP-Ordner oder E-Mail. Für enventa Trade ERP gibt es fertige Vorlagen im Format openTRANS 2.1, die enventa mit dem EDI-Adapter einliest. Eine individuelle API binden wir nach Absprache mit Ihnen an.
Was passiert, wenn Flow einen Kunden nicht zuordnen kann?
Die Kundennummer ist in der Vorlage voreingestellt Pflicht. Findet Flow den Kunden nicht, hält es den Auftrag darum an: Er wartet im Stapel mit dem Grund, Ihr Innendienst sucht den Kunden direkt im Beleg in Ihrem Kundenstamm und gibt frei.
Wo liegen unsere Kundenbestellungen, und wie lange bleiben sie?
In Deutschland; die KI-Modelle laufen in der EU, ohne Training mit Ihren Daten. Die Anhänge entfernt Flow 3 Tage nach Abschluss, die E-Mail ist nach 30 Tagen gelöscht. Alles Weitere steht auf der Seite zu Sicherheit und Datenschutz.
Wie schnell können wir mit Kundenbestellungen starten?
In der Regel in ein bis zwei Arbeitstagen. Die Vorlage für Kundenbestellungen bringen wir für enventa Trade ERP fertig mit; für jedes andere ERP passen Sie oder wir sie an sein Format an.