Anwendungsfeld · Eingangsrechnungen
Ihre Buchhaltung prüft Rechnungen, statt sie abzutippen.
Eingangsrechnungen automatisch erfassen, ob als PDF, Scan oder XML-Datei: Flow liest Kopf und Positionen samt Rabatten und Zuschlägen aus und übergibt sie Ihrem ERP. In enventa landet die Rechnung direkt in der Rechnungsprüfung, gegen Bestellung und Wareneingang.
Zwei Arten
Mit Bestellung oder ohne: zwei Belegarten, zwei Wege
In enventa ist das der entscheidende Unterschied. Eine Rechnung zu einer Bestellung geht in die Rechnungsprüfung, gegen Bestellung und Wareneingang. Eine Kostenrechnung hat keine Bestellung, gegen die sie laufen könnte — sie braucht einen anderen Weg.
INVOICRechnungen für Waren und Material
Handelsware, Material, Zukaufteile — alles, was Ihr Einkauf bestellt hat.
- Flow liest Kopf und jede Position, samt Bezug zu Bestellung und Lieferschein
- Rabatte und Zuschläge kommen getrennt an, jeder mit seiner Bezeichnung
- Die Einheit übersetzt Flow in den Einheitencode (UN/ECE), den der Import erwartet; weicht sie von Ihrer Bestellung ab, weist enventa die Position ab — solche Lieferanten klären wir beim Einrichten
In die enventa-Rechnungsprüfung
Kostenrechnungen
Telefon, Miete, Energie, Software, Dienstleistungen.
- Als eigene Belegart angelegt und in der Reihenfolge vor den Rechnungen mit Bestellung, trennt die Analyse sie nach Ihrer Erkennungsregel
- Mit einer Vorlage — etwa unserer „Lieferantenrechnung → CSV“ — liest Flow Kopf und Beträge samt Mehrwertsteuer und Fälligkeit
Als Ergebnis per E-Mail an Ihre Buchhaltung, auf Wunsch mit dem Original, als Datei im SFTP-Ordner oder in einen Ordner verschoben
Ihr Team
Wenn Flow unsicher ist, entscheidet Ihr Team
Fehlt eine Pflichtangabe oder ist sie zu unsicher gelesen, gibt Flow die Rechnung nicht weiter — sie landet mit Grund bei Ihrer Buchhaltung. Was Pflicht ist, bestimmen Sie.
- Pflicht setzen Sie je Feld mit einem Häkchen in der Vorlage
- Wie sicher die Analyse die Belegart bestimmen muss: strikt, ausgewogen oder locker
- Auf Wunsch geht im Workflow jeder Beleg erst nach einer Freigabe hinaus
Vorlage · Pflichtfelder- Fehlt ein Pflichtfeld, bleibt die Rechnung offen und lässt sich erst freigeben, wenn es gefüllt ist
- Sehr unsicher gelesene Pflichtangaben (Kennzeichen „Prüfen!“) hält Flow ebenfalls an, ebenso eine Einheit, die sich keinem Code zuordnen lässt
- Der Grund steht im Klartext daneben, jedes Feld trägt sein Kennzeichen
Beleg prüfen- Im Stapel, der älteste zuerst — das Original neben den Feldern
- Nach „Speichern & Freigeben“ läuft die Auslieferung von selbst weiter
- Wer freigegeben hat, steht im Protokoll; auf Wunsch kommt zu festen Zeiten eine Zusammenfassung per E-Mail mit allem, was wartet
Der Stapel
Die Bilder zeigen Kundenbestellungen — für Rechnungen sind die Ansichten dieselben.
Stammdatenaus Ihrer DatenquelleKI sichersicher gelesenUnsicherlieber einmal hinsehenPrüfen!sehr unsicher gelesenGeprüftvon Ihrem Team bestätigt
Die Felder
Was Flow aus einer Rechnung liest
Jeder Lieferant rechnet anders ab. Flow liest die Rechnung so, wie sie kommt; die Analyse bestimmt die Belegart anhand von „Rechnung“, „Invoice“, „Faktura“ oder einer Rechnungsnummer, dazu ein Gesamtbetrag. Mahnungen, Angebote, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen fallen heraus.
So kann eine Rechnung ankommen
Als PDFDie Rechnung, wie der Lieferant sie schickt.
Als Scan oder FotoScans mit Texterkennung, Fotos mit einem Bildmodell, beides in der EU.
Als XML-DateiAuch eine XRechnung liest Flow wie jede XML-Datei.
Als Excel (.xlsx) oder CSVSammelrechnungen als Tabelle.
In der E-Mail selbstAuch ohne Anhang.
Alles, was die Rechnungsprüfung in Ihrem ERP braucht, um jede Position der Bestellung und dem Wareneingang zuzuordnen — auch bei einer Rechnung über mehrere Lieferscheine.
Kopf
- Rechnungsnummer
- nicht die Bestell-, Lieferschein- oder Kundennummer
- Rechnungsdatum
- das Fakturadatum auf dem Beleg
- Ihre Bestellnummer
- ohne Zusätze des Lieferanten, je Position, wenn eine Rechnung mehrere Bestellungen abrechnet
- Lieferant
- aus Ihrem Lieferantenstamm — ohne ihn fragt Flow die Lieferantennummer bei jeder Rechnung ab
- Beträge
- Bruttobetrag, Fracht und Nebenkosten, wenn die Rechnung sie ausweist
Positionen
- Artikel
- die Nummer des Lieferanten, Ihre eigene und die GTIN, wenn er sie nennt
- Menge und Einheit
- die Einheit voreingestellt in den Einheitencode (UN/ECE) übersetzt, den der Import erwartet
- Einzelpreis
- vor Rabatt, der Rabatt steht für sich
- Rabatt und Zuschlag
- getrennt, etwa ein Materialteuerungszuschlag — damit er nicht als Rabatt abgezogen wird
- Bezug
- Bestell- und Lieferscheinposition, damit die Rechnung den Wareneingang findet
Das ist unsere Vorlage, für enventa Trade ERP fertig eingerichtet. Welche Felder Flow liest, welche davon Pflicht sind und in welches Format sie gehen, passen Sie selbst an.
So liest Flow
Wie Flow liest, was Ihre Lieferanten abrechnen
Auch die Rechnung, die als Scan kommt, und den Lieferanten, der Rabatt und Zuschlag in dieselbe Spalte schreibt: mit Texterkennung in der EU, dem Abgleich mit Ihren Stammdaten und Hinweisen, die Ihr Team je Absender hinterlegt.
Moderne TexterkennungText-PDFs liest Flow direkt, in der richtigen Lesereihenfolge samt Tabellenspalten. Gescannte PDFs und Faxe gehen durch Mistral OCR, betrieben bei Microsoft Azure in der EU und ohne Training mit Ihren Daten; fällt es aus, übernimmt Azure Document Intelligence. Fotos liest ein Bildmodell, ebenfalls in der EU.
Mehr zu Sicherheit und DatenschutzAbgleich mit Ihren StammdatenDen Lieferanten findet Flow über die Absenderadresse, die Artikel über Nummer oder Bezeichnung, die Einheit als Einheitencode (UN/ECE) für den Import. Was aus Ihren Stammdaten kommt, trägt das Kennzeichen „Stammdaten“.
Mehr zur ZuordnungExtraktionsprofile je AbsenderRechnet ein Lieferant auf seine eigene Art ab, hinterlegt Ihr Team für ihn einen Hinweis — für ein Feld oder den ganzen Beleg, auf Wunsch nur für PDF, Excel, CSV, EDIFACT oder die E-Mail selbst. Er gilt ab der nächsten E-Mail dieses Absenders.
Ins ERP
Wie die Rechnung in Ihr ERP kommt
Als Datei in dem Format, das Ihr System einliest. Den Abgleich mit Bestellung und Wareneingang übernimmt dort Ihre Rechnungsprüfung.
Für enventa Trade ERP
INVOIC- Fertige Vorlage im Format openTRANS 2.1, an einer echten enventa-Installation erprobt
- enventa legt daraus die Rechnungsprüfung an und ordnet die Positionen Bestellung und Wareneingang zu
- Voraussetzung ist ein gebuchter Wareneingang — ohne ihn findet enventa keine Position, die sich abrechnen lässt
Für jedes andere ERP
- Unsere openTRANS-2.1-Vorlage als Ausgangspunkt für jedes System, das openTRANS einliest — angepasst an dessen Import
- XML, CSV oder JSON nach dem Schema Ihres Systems, per SFTP-Ordner oder per E-Mail
- Fehlt eine Vorlage, bauen wir sie mit Ihnen
- Eine individuelle API binden wir nach Absprache mit Ihnen an
Danach wird die E-Mail archiviert, verschoben oder weitergeleitet, so wie Sie es je Belegart im Workflow festlegen.
Der Nutzen
Was kosten Sie Rechnungen heute?
Beispiel mit 1.000 Rechnungen im Monat, je 6 Positionen und 54 € Arbeitskosten je Stunde.
- Handarbeit im Monat
- 12,5 Personentage
- davon übernimmt viamind Flow
- 9 Personentage
- je Beleg, von Hand und mit Flow
- 6 bis 1,4 Min
Häufige Fragen
Was Teams vor dem Start fragen
Zu Rechnungen: die Antworten, die wir in fast jedem ersten Gespräch geben.
Ihre Frage fehlt? Sprechen Sie mit unsMerkt Flow, wenn eine Rechnung doppelt kommt?
Flow markiert sie, wenn Sie in der Vorlage festlegen, welches Feld die Rechnungsnummer ist. Kommt dieselbe Nummer noch einmal vom selben Lieferanten, steht über der Rechnung „Mögliches Duplikat“; kommt sie von einem anderen Absender, etwa weil jemand sie weitergeleitet hat, weist Flow ebenfalls darauf hin. Verglichen wird mit den Rechnungen der letzten 30 Tage. Voreingestellt ist das nicht.
Anhalten tut Flow die Rechnung deswegen nicht. Soll Ihr Team jede Rechnung vor der Übergabe sehen, stellen Sie die Freigabe ein.
Bucht oder bezahlt Flow Rechnungen?
Nein. Flow liest die Rechnung aus und übergibt sie; in enventa entsteht daraus eine Rechnungsprüfung, die Ihre Buchhaltung dort abschließt. Buchung und Zahlung bleiben in Ihrem ERP.
Was braucht enventa, damit eine Rechnung durchläuft?
Den gebuchten Wareneingang zur Bestellung. Eine Rechnung findet in enventa nur Positionen, zu denen Ware eingegangen ist; fehlt er, meldet enventa, dass es nichts abzurechnen gibt. Kommen Ihre Lieferavise ebenfalls über Flow, ist der Wareneingang schon vorbelegt; mit der empfohlenen Einstellung bucht Ihr Lager ihn nach der Prüfung.
Liest Flow E-Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD?
Ja. Eine XRechnung als XML-Datei liest Flow wie jede andere XML-Datei. Schalten Sie für die Belegart „E-Rechnung durchreichen“ ein, liest Flow bei ZUGFeRD auch die eingebetteten Rechnungsdaten, und eine konforme E-Rechnung (XRechnung oder EN 16931 als XML in CII- oder UBL-Syntax, oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931) geht unverändert an Ihr ERP, ohne Transformation. Aufbewahrt wird sie dort: Flow ist nicht das Archiv.
Brauchen wir für Eingangsrechnungen eine Schnittstelle zu unserem ERP?
Nicht zwingend. Flow übergibt die Rechnung als Datei in dem Format, das Ihr ERP schon einliest, per SFTP-Ordner oder E-Mail. Für enventa Trade ERP gibt es fertige Vorlagen im Format openTRANS 2.1, die enventa mit dem EDI-Adapter einliest. Eine individuelle API binden wir nach Absprache mit Ihnen an.
Wo liegen unsere Eingangsrechnungen, und wie lange bleiben sie?
In Deutschland; die KI-Modelle laufen in der EU, ohne Training mit Ihren Daten. Die Anhänge entfernt Flow 3 Tage nach Abschluss, die E-Mail ist nach 30 Tagen gelöscht. Alles Weitere steht auf der Seite zu Sicherheit und Datenschutz.
Wie schnell können wir mit Eingangsrechnungen starten?
In der Regel in ein bis zwei Arbeitstagen. Die Vorlage für Eingangsrechnungen bringen wir für enventa Trade ERP fertig mit; für jedes andere ERP passen Sie oder wir sie an sein Format an.