Von der E-Mail ins ERP, in fünf Schritten.

Schritt 02 von 05 · Analyse

Bestellung, Rechnung oder Lieferavis? Die Analyse weiß es

Die Analyse liest die E-Mail samt Anhängen — PDF, Excel (.xlsx), CSV, Bilder, XML und EDIFACT — und bestimmt die Belegart: Kundenbestellung, Eingangsrechnung, Lieferavis oder was immer Sie festlegen. Gescannte PDFs und Fotos gehen vorher durch die Texterkennung, in der EU.

Was eine Belegart ausmacht, beschreibt eine Erkennungsregel in einfachen Sätzen, so wie Sie es einer neuen Kollegin erklären würden. Ist sich die Analyse nicht sicher genug, ordnet sie nicht auf Verdacht zu: Die E-Mail gilt als „Keine Zuordnung“ und bekommt Ihre Auffang-Regel — ohne eine bleibt sie, wo sie ist.

Worauf es ankommt

• Aus der Vorlage. Für gängige Belegarten liegen Vorlagen bereit, die Sie übernehmen und anpassen.

• Einmal beschrieben, mehrfach genutzt. Eine Belegart gilt in jedem Workflow, der sie verwendet.

Schritt 03 von 05 · Extraktion

Die Extraktion holt jedes Feld — und sagt, wie sicher

Die Extraktion liest Kopf und Positionen aus: Kundennummer, Bestellnummer, Liefertermin, Artikel, Menge und Preis. Welche Felder es gibt und welche davon Pflicht sind, legen Sie selbst fest — passend zum Zielformat Ihres ERP.

Jedes Feld trägt eine Treffersicherheit. Fehlt eine Pflichtangabe oder ist sie zu unsicher gelesen, hält Flow den Beleg an, statt ihn mit einer Lücke weiterzugeben. Artikel aus dem Freitext gleicht Flow mit Ihren Artikel- und Kundenlisten ab — bis zur internen Nummer, die Ihr ERP erwartet.

Worauf es ankommt

• Das Original daneben. Der Beleg steht neben den ausgelesenen Feldern, jede Angabe lässt sich mit einem Blick nachprüfen.

• Flow zählt mit. Hier fehlt die Kundennummer, 12 von 13 Pflichtfeldern sind gefüllt. Bis sie ergänzt ist, bleibt die Freigabe gesperrt.

Schritt 04 von 05 · Transformation

Die Transformation spricht die Sprache Ihres ERP

Die Transformation bringt die Felder in das Format, das Ihr System einliest. Für enventa Trade ERP liegen die Vorlagen im Format openTRANS 2.1 fertig bereit; für jedes andere System legen Sie XML, CSV oder JSON nach dessen Schema fest.

Eine Transformation bringt die Felder einer Belegart ins Zielformat und kann unterwegs Stammdaten nachschlagen, etwa Ihre Artikelliste. Sie legen sie einmal an und wählen sie in jedem Workflow aus, der mit dieser Belegart arbeitet.

• ORDERSKundenbestellung
• ORDRSPAuftragsbestätigung
• DESADVLieferavis
• INVOICEingangsrechnung

Schritt 05 von 05 · Auslieferung

Die Auslieferung übergibt — auf Wunsch erst nach Ihrer Freigabe

Die Auslieferung gibt das Ergebnis heraus: als Datei in einen SFTP-Ordner, aus dem Ihr ERP einliest, oder per E-Mail; eine individuelle API binden wir nach Absprache mit Ihnen an. Die E-Mail im Postfach wird danach archiviert, verschoben oder weitergeleitet, so wie Sie es je Belegart im Workflow festlegen.

Soll ein Mensch noch einmal draufsehen, geht ein Beleg erst nach seiner Freigabe weiter. Als erledigt gilt ein Beleg erst, wenn die Auslieferung geklappt hat, und jeder Lauf steht im Protokoll.

Worauf es ankommt

• Der Stapel. Was wartet, steht an einer Stelle, nach Belegart gruppiert. Ein Klick, und Sie arbeiten es der Reihe nach ab, den ältesten Beleg zuerst.

• Mit Grund und Alter. Jeder Beleg sagt, was ihm fehlt, ein Pflichtfeld oder Ihre Freigabe, und seit wann er wartet.