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Postfach-Automatisierung

Jede E‑Mail dort, wo sie hingehört.

Im Sammelpostfach analysiert Flow jede E-Mail nach Ihren Regeln und verschiebt, markiert, archiviert oder leitet sie weiter — auch die, aus denen nichts ins ERP muss. Für alles, was keiner Belegart entspricht, legen Sie eine eigene Aktion fest, etwa einen Ordner „Prüfen“.

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Beispiel mit Demodaten: fünf E-Mails, jede mit der Belegart, die die Analyse bestimmt hat, und dem Weg, den Flow ihr gegeben hat.

Ihre Regeln

Sie beschreiben, worum es geht. Flow ordnet zu.

Für jede Art von E-Mail legen Sie eine Belegart an — Anfragen, Bewerbungen, Nachrichten der Spedition. Aus diesen drei Angaben bestimmt die Analyse, wohin eine E-Mail gehört.

  1. Eine Erkennungsregel in Ihren Worten

    Je Belegart beschreiben Sie, was sie ausmacht — so, wie Sie es einer neuen Kollegin erklären würden. Die Analyse liest Absender, Betreff, Inhalt und Anhänge.

  2. Eine Reihenfolge, wenn mehrere passen

    Passt eine E-Mail auf mehrere Belegarten, geht Flow sie in Ihrer Reihenfolge durch; es gewinnt die erste, die ihre Mindest-Wahrscheinlichkeit erreicht.

  3. Eine Mindest-Wahrscheinlichkeit

    Erst ab diesem Wert gilt eine Belegart als getroffen. Erreicht keine ihren Wert, rät Flow nicht: Die E-Mail gilt als nicht zugeordnet und bekommt Ihre Auffang-Regel — ohne eine bleibt sie, wo sie ist.

Beispiel: eine Belegart mit Erkennungsregel und Mindest-Wahrscheinlichkeit, dazu die Aktion, die ein Workflow für sie ausführt.

Die Aktionen

Was Flow mit einer E-Mail tun kann

Je Belegart eine Aktion, dazu auf Wunsch eine Weiterleitung — mit Gmail, Microsoft 365 (Outlook) und jedem Postfach über IMAP.

  • Verschieben

    In den Ordner, den Sie je Belegart festlegen.

  • Archivieren

    Aus dem Posteingang, wenn nichts mehr zu tun ist.

  • Markieren

    Mit einer Outlook-Kategorie oder einem Gmail-Label, damit Ihr Team sieht, worum es geht.

  • Weiterleiten

    An die Kollegin oder die Abteilung, die sich darum kümmert.

  • In den Papierkorb

    Für E-Mails, die niemand braucht.

Endgültig gelöscht wird nie, höchstens in den Papierkorb verschoben.

Die Auffang-Regel

Was Flow nicht sicher zuordnet, rät es nicht.

Passt keine Belegart oder ist die Analyse zu unsicher, gilt eine E-Mail als nicht zugeordnet. Für sie legen Sie eine eigene Aktion fest, etwa in einen Ordner „Prüfen“ verschieben, archivieren oder weiterleiten. Ohne diese Regel bleibt die E-Mail, wo sie ist.

  1. Keine Belegart passt

    oder die Wahrscheinlichkeit reicht nicht

  2. Keine Zuordnung

    Flow nimmt keine Belegart unter ihrer Mindest-Wahrscheinlichkeit

  3. Ihre Auffang-Regel

    etwa: in den Ordner „Prüfen“

Häufige Fragen

Was Teams vor dem Start fragen

Zum zentralen Postfach: die Antworten, die wir in fast jedem ersten Gespräch geben.

Ihre Frage fehlt? Sprechen Sie mit uns
Kostet das Verschieben und Weiterleiten extra?

Nein. Der Tarif zählt jede E-Mail einmal, egal was Flow mit ihr tut, und die KI-Kosten sind beim reinen Analysieren deutlich niedriger als beim Auslesen von Positionen. Die Einzelheiten stehen auf der Preisseite.

Antwortet Flow auch auf E-Mails?

Nein. Flow verschiebt, markiert, archiviert und leitet weiter, schreibt aber keine Antworten.

Muss jemand freigeben, bevor Flow eine E-Mail verschiebt?

Bei E-Mails ohne Vorlage nicht: Verschieben und Weiterleiten laufen ohne Freigabe. Bei Belegen, deren Felder in Ihr ERP gehen, wartet auch die Aktion im Postfach, bis der Beleg freigegeben ist. Was Flow nicht sicher zuordnen kann, bekommt Ihre Auffang-Regel, etwa einen Ordner „Prüfen“.

Kann Flow nach Absendern filtern?

Über die Erkennungsregel: Sie darf den Absender nennen, etwa „kommt von einer Spedition“ oder eine bestimmte Adresse — als Hinweis für die Analyse, nicht als feste Regel. Bei Gmail lässt sich der Abruf zusätzlich mit einer Gmail-Suche eingrenzen. Feste Sperr- oder Erlaubnislisten gibt es nicht.

Geht das auch mit einem freigegebenen Postfach?

Ja. Bei Outlook tragen Sie im Workflow das freigegebene Postfach ein; bei IMAP wählen Sie den Ordner, aus dem Flow abholt. Mehrere Workflows können dieselbe Verbindung mit verschiedenen Ordnern nutzen.

Wie oft schaut Flow ins Postfach?

So oft, wie Sie es einstellen — frühestens alle 15 Minuten, auf Wunsch nur in einem Zeitfenster, etwa von 7 bis 18 Uhr.

Lassen sich Postfach und Belege in einem Workflow verbinden?

Ja. Bestellungen und Rechnungen bekommen eine Vorlage, ihre Felder gehen an Ihr ERP; alle anderen Belegarten im selben Workflow werden nur verschoben oder weitergeleitet.