Sachbearbeiter
Innendienst, Einkauf, Buchhaltung
- Bearbeitet und gibt Belege frei
- Hinterlegt Hinweise für einzelne Absender
- Auf Wunsch nur für bestimmte Belegarten zuständig
Tagesgeschäft
Ihr Team tippt nicht mehr ab. Es entscheidet.
Flow liest die Belege aus Ihrem Postfach und übergibt sie Ihrem ERP. Ihr Team kümmert sich um die, bei denen eine Pflichtangabe fehlt oder zu unsicher gelesen ist — mit dem Original daneben und der Stelle markiert.
Ein Beleg
Heute und mit viamind Flow
Eine Bestellung mit 6 Positionen, gerechnet mit den Annahmen unseres Belegkosten-Rechners.
Heute · rund 6 Minuten je Beleg
- Jemand öffnet die E-Mail und den Anhang
- Kopfdaten und jede Position von Hand ins ERP tippen
- Artikel suchen, Mengen und Preise gegenprüfen
- Bei Unklarem nachfragen, Tippfehler später korrigieren
Mit viamind Flow · rund 1,4 Minuten je Beleg
- Flow liest E-Mail und Anhang und bestimmt die Belegart
- Kunden, Lieferanten und Artikel findet Flow in Ihren Stammdaten
- Ist alles eindeutig, geht der Beleg ohne Zutun an Ihr ERP
- Fehlt eine Pflichtangabe oder ist sie zu unsicher gelesen, hält Flow an und markiert die Stelle
Ein Tag mit Flow
Was bei Ihrem Team bleibt
Das Abtippen fällt weg. Was bleibt, ist Prüfen, wo es sinnvoll ist — und ein wenig Pflege.
Zu Ihren Zeiten
Die Zusammenfassung kommt per E-Mail
Bis zu 3-mal am Tag, täglich, werktags oder wöchentlich: was auf Ihr Team wartet und was bei der Auslieferung schiefging. Welche Rolle was bekommt, stellen Ihre Admins ein; ist nichts zu tun, kommt keine E-Mail.
Im Stapel
Der älteste Beleg zuerst
Je Beleg der Grund, warum er wartet — ein fehlendes Pflichtfeld, eine zu unsicher gelesene Angabe oder eine Freigabe. Den Stapel sieht jedes Mitglied mit Zugriff auf den Workflow, Sachbearbeiter auf Wunsch nur ihre Belegarten.
Pro Beleg
Prüfen, ergänzen, freigeben
Das Original steht neben den Feldern, die markierte Stelle ist sichtbar. Nach „Speichern & Freigeben“ läuft die Auslieferung von selbst weiter; wer freigegeben hat, steht im Protokoll.
Im Monat
Rund 2 Stunden Pflege
Stammdaten aktuell halten und die Läufe kontrollieren. Liest Flow einen Absender dauerhaft anders als gewünscht, hinterlegt Ihr Team einen Hinweis für ihn.
Wer was tut
Drei Rollen, jede sieht, was sie braucht
Jedes Mitglied bekommt eine Rolle. Sachbearbeiter sehen weder die Einrichtung der Workflows noch die Kosten.
Mitarbeiter
wer die Abläufe verantwortet
+ alles von Sachbearbeiter
- Richtet Workflows, Belegarten, Vorlagen und Stammdaten ein
- Sieht keine Kosten und verwaltet weder Team noch Zeitplan
Admin
Geschäftsführung, IT-Leitung
+ alles von Mitarbeiter
- Lädt Mitglieder ein und vergibt Rollen
- Sieht die Kosten, stellt Zeitplan und Zusammenfassung ein
Häufige Fragen
Was Teams vor dem Start fragen
Die Antworten, die wir in fast jedem ersten Gespräch mit dem Fachbereich geben.
Ihre Frage fehlt? Sprechen Sie mit unsMuss mein Team dafür etwas Neues lernen?
Wenig. Flow läuft im Browser, installiert wird nichts. Ihr Team arbeitet den Stapel ab: das Original neben den gelesenen Feldern, die unklare Stelle markiert. Ihre E-Mails schreiben Sie weiter wie gewohnt, und Ihr ERP bleibt das führende System.
Was passiert, wenn jemand im Urlaub ist?
Der Stapel gehört keiner einzelnen Person: Jedes Mitglied mit Zugriff auf den Workflow und die Belegart sieht ihn und kann Belege freigeben.
Können wir jeden Beleg sehen, bevor er ins ERP geht?
Ja. Je Workflow stellen Sie ein, dass jeder Beleg erst nach einer Freigabe hinausgeht. Ohne diese Einstellung läuft ein eindeutiger Beleg ohne Zutun durch, und nur die unklaren warten im Stapel.
Wer sieht welche Belege?
Admins sehen alles. Sachbearbeitern können Sie die Belegarten zuordnen, für die sie zuständig sind; dann sehen sie nur diese. Einen Workflow können Sie außerdem auf bestimmte Mitglieder oder Gruppen beschränken — dann sehen ihn nur diese und die Admins.
Was ist mit E-Mails, die keine Belege sind?
Jede E-Mail im abgerufenen Ordner analysiert Flow und zählt sie. Passt keine Belegart und gibt es keine Auffang-Regel, bleibt sie unberührt, und Ihr Team bearbeitet sie wie gewohnt. Auf Wunsch übernimmt Flow auch das Verschieben und Weiterleiten im zentralen Postfach.
Lernt Flow aus unseren Korrekturen?
Nicht von selbst, und das mit Absicht. Was Flow bei einem Absender anders lesen soll, hinterlegt Ihr Team als Hinweis im Extraktionsprofil; er gilt ab der nächsten E-Mail dieses Absenders. So bleibt nachvollziehbar, warum Flow etwas tut.