Belegkosten-Rechner
Was kostet Sie die Handarbeit an Ihren Belegen?
Drei Angaben genügen: Belege im Monat, Positionen je Beleg, Arbeitskosten je Stunde. Die Rechnung folgt sofort, ohne Anmeldung.
1 · Ihre Zahlen
Vorbelegt mit Beispielwerten. Ändern Sie, was bei Ihnen anders ist — die Rechnung folgt sofort.
Unsere Annahme: 6 Minuten je Beleg von Hand, Herleitung unten
Durchschnitt je Beleg, steht meist in Ihrem ERP
Lohn, Lohnnebenkosten und Arbeitsplatz, Herleitung unten
Heute im Monat
12,5Personentage
5.400 €Arbeitskosten
So viel bindet heute die Erfassung Ihrer Lieferavise.
Davon übernimmt viamind Flow rund
9Personentage
4.000 €Arbeitskosten
Vor den Kosten für viamind Flow. Die Rechnung mit Tarif und KI-Kosten steht in Ihrer Auswertung.
2 · Ihre Auswertung
Ihre Auswertung enthält:
- Ihre Ersparnis im Monat, nach Abzug der laufenden Kosten für viamind Flow
- Den passenden Tarif, unter 20.000 E-Mails im Monat mit einer unverbindlichen Kostenindikation
- Den vollständigen Rechenweg, zum Weitergeben an Geschäftsführung oder Controlling
Der Rechenweg
Wie wir die Zeiten ermittelt haben
Je Beleg bei 6 Positionen: rund 6 Minuten von Hand, mit viamind Flow weniger als 90 Sekunden.
Der Großteil Ihrer Belege läuft ohne Zutun durch. Wir rechnen mit einem vorsichtigen Mittelwert. Wie viel es bei Ihnen ist, hängt vor allem ab von: angebundenen Stammdaten, dem Anteil gescannter Belege und der Zahl unterschiedlicher Formate.
| je Beleg | heute | mit Flow |
|---|---|---|
| Kopf: öffnen, Kunde zuordnen, Auftrag anlegen | 2 Min | 20 Sek |
| je Position (6×): Artikel zuordnen, Menge und Preis prüfen | 30 Sek | 3 Sek |
| Rückfragen und Fehlerkorrektur | 1 Min | 0,5 Min |
| Belege, die Flow nicht verarbeitet — 5 % | — | + 0,24 Min |
| Summe je Beleg | 6,0 Min | 1,4 Min |
Ein Mittelwert für alle Belegarten. Den größten Unterschied machen die Positionen, und die geben Sie selbst ein.
54 € je Stunde
Arbeitskosten statt Bruttolohn
45 € amtliche Arbeitskosten je geleistete Stunde 2025 (Statistisches Bundesamt), zuzüglich 20 % für den Arbeitsplatz.
2 Std. im Monat
Grundlast mit viamind Flow
Stammdatenpflege und Kontrolle der Läufe, unabhängig von der Menge — in der frei werdenden Zeit bereits abgezogen.
90 % ohne Korrektur
3 Sekunden je Position
Jede zehnte Position wird korrigiert, rund 25 Sekunden; dazu ein kurzer Blick auf die übrigen. Im Schnitt 3 Sekunden je Position.
Erfahrungswerte unseres Gründerteams aus über 250 ERP-Projekten im Mittelstand, keine Messung in Ihrem Haus.
Mehr zur Herleitung
Zu diesem Aufwand ist uns keine Branchenstatistik bekannt. Die vollständige Herleitung erhalten Sie mit Ihrer Auswertung. Wie Sie Ihre eigenen Zahlen in einer Woche ermitteln: Was kostet eine eingehende E-Mail-Bestellung wirklich?. Was die Tarife enthalten, steht auf der Preisseite.
Über die Rechnung hinaus
Was die Zahl nicht zeigt
Unsere Rechnung zählt nur die Zeit am Beleg. Zwei Dinge zählt sie nicht: was Ihre IT spart, und was Ihre Kunden merken.
Die Frage Ihrer IT
Verlagert Flow die Arbeit vom Sachbearbeiter auf die IT?
Nein.Die Handarbeit am Beleg fällt weg, ohne bei Ihrer IT neu zu entstehen. Eingerichtet wird einmal: das Postfach und die Übergabe an Ihr ERP.
- Kein Mapping je Kunde oder LieferantFlow liest das Format jedes Absenders selbst. Niemand muss es vorher mit dem Partner abstimmen.
- Ein neuer Absender ist kein IT-ProjektSchickt ein neuer Kunde seine erste Bestellung, liest Flow sie wie jede andere.
- An Ihr ERP geht immer dieselbe DateiGleich, von wem der Beleg kommt: Ihr ERP bekommt je Belegart immer dasselbe Format.
Aus unseren ERP-Projekten: Ein Mapping je Kunde oder Lieferant abzustimmen, mit Einkauf, IT und dem Partner selbst, dauert oft Wochen, und für jeden neuen Partner wieder.
Was Ihre Kunden merken
Weniger Fehler, mehr Vorlauf, mehr Zeit für Angebote.
Fehler fallen vor dem ERP auf
Fehlt eine Pflichtangabe, hält Flow den Beleg an, statt ihn weiterzugeben. Ihr Team klärt es vorher, nicht erst Ihr Kunde bei der Lieferung: weniger Falschlieferungen, weniger Retouren.
Früher im System
Bestellungen sind kurz nach dem Eingang im ERP, nicht erst, wenn jemand Zeit hat. Lager und Versand bekommen Vorlauf.
Zeit für das, was Umsatz bringt
Die frei werdenden Stunden gehen in Angebote, Nachfassen und Beratung, nicht ins Abtippen.
Das hebt Ihren Servicelevel und bindet Kunden.
Gerade bei Produkten, die Ihre Kunden auch anderswo bekommen, entscheidet der Service über den nächsten Auftrag.