Glossar
In viamind Flow gibt es für jede Sache genau einen Begriff. Dieses Glossar zeigt und erläutert diese.
Stand: 31.08.2026Inhaltsverzeichnis
Der Ablauf als Gesamtbild
Die Stationen im Einzelnen
| # | Station | Was passiert |
|---|---|---|
| 1 | Postfach | Das E-Mail-Konto beim Anbieter |
| 2 | Verbindung | Die Anbindung dorthin |
| 3 | Kommt an, mit oder ohne Anhang | |
| 4 | Analyse | Bestimmt die Belegart |
| 5 | Beleg | Entsteht — aus dem Anhang oder allein aus dem Mailtext |
| 6 | Extraktion | Holt die Felder aus dem Beleg |
| 7 | Transformation | Bringt die Felder ins Zielformat, dabei helfen die Stammdaten |
| 8 | Auslieferung | Gibt das Ergebnis heraus |
Nicht jede E-Mail wird zu einem Beleg. Manche werden nur analysiert, eingeordnet und weitergeleitet.
Was den Ablauf steuert
| Begriff | Was er tut |
|---|---|
| Workflow | Definiert die Kette — was mit einer E-Mail passiert |
| Lauf | Arbeitet die Kette eines Workflows einmal ab |
| Aktion | Der letzte Schritt eines Laufs |
| Protokoll | Sammelt die Ereignisse jedes Schritts |
Die ausführlichen Erklärungen stehen in der Begriffsliste.
Die Begriffe
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Abruf | Flow holt E-Mails selbst aus dem Postfach. Einer der drei Eingangskanäle: Abruf, Import, Upload |
| Aktion | Der letzte Schritt eines Laufs: Flow archiviert, verschiebt, leitet weiter oder löscht die E-Mail. Ohne Postfach ist der Datei-Export die Aktion |
| Analyse | Bestimmt die Belegart einer E-Mail |
| Anhang | Eine Datei an der E-Mail. Aus ihr kann ein Beleg entstehen; Logos, Banner und Signaturbilder sortiert Flow aus |
| Archivierung | Findet nach der Auslieferung statt |
| Audit-Trail | Die Verarbeitungsspur einer E-Mail, lückenlos nachvollziehbar |
| Auslieferung | Gibt das Ergebnis heraus. Darunter liegen zwei Kanäle: Datei-Export und Ergebnis-Versand |
| Beleg | Das kaufmännische Schriftstück — Bestellung, Rechnung, Auftragsbestätigung |
| Belegart | Wonach Flow eine E-Mail einsortiert — zum Beispiel Rechnungseingang, Auftragsbestätigung oder „Angebote Lieferant Meyer“ |
| Benutzer | Wer sich an Flow anmeldet. Im eigenen Unternehmen ist jeder Benutzer zugleich ein Mitglied |
| Datei | Eine Datei, die Flow verarbeitet: als Anhang, als Upload oder aus einer Datenquelle |
| Datei-Export | Ein Kanal der Auslieferung: Das Ergebnis wird als Datei auf einem Datei-Server abgelegt. Auch das Originaldokument kann so archiviert werden |
| Datenquelle | Der Behälter zum Nachschlagen — wird befüllt, importiert und an eine Transformation gebunden |
| Die eingegangene Nachricht | |
| Ereignis | Ein einzelner Eintrag im Protokoll |
| Erkennung | Texterkennung aus Bild und PDF |
| Erkennungsregel | Was Sie in Worten schreiben, damit Flow eine Belegart erkennt |
| Ergebnis-Versand | Ein Kanal der Auslieferung: Das Ergebnis wird per E-Mail verschickt |
| Extraktion | Holt die Felder aus dem Beleg |
| Format | Der Dateityp der Ausgabe |
| Import | Sie übergeben Daten aus einem anderen System. Einer der drei Eingangskanäle: Abruf, Import, Upload |
| Inhalt | Der Textkörper der E-Mail. Zwei Darstellungen: Nur Text und Formatiert |
| Lauf | Ein einzelner Durchgang: Der Lauf arbeitet die Kette eines Workflows ab |
| Mindestlaufzeit | Ein aktivierter Zugang zählt mindestens 30 Tage zu Ihrem Tarif — auch wenn Sie ihn vorher deaktivieren. Danach zählt er nicht mehr mit |
| Mitglied | Jeder Admin, Mitarbeiter und Sachbearbeiter ist ein Mitglied im Team. Die Abrechnung erfolgt über Mitglieder — gezählt werden dabei nur die aktivierten Zugänge |
| Postfach | Das E-Mail-Konto beim Anbieter |
| Protokoll | Die Liste der Ereignisse |
| Prompt | Die vollständige Anweisung, die Flow an die KI schickt — sie enthält unter anderem Ihre Erkennungsregel |
| Quelle und Ziel | Die Richtung einer Verbindung |
| Scan | Eine Eigenschaft des Belegs: Er liegt als Bild vor, eingescannt oder abfotografiert. Damit Flow ihn lesen kann, läuft vorher die Erkennung darüber |
| Schritt | Oberbegriff für jede Station eines Laufs — Analyse, Extraktion, Transformation, Aktion. Die Aktion ist der letzte Schritt |
| Stammdaten | Die Sorte der Daten in einer Datenquelle — Artikel, Lieferanten, Kunden |
| Stapel | Der Arbeitsvorrat offener Belege, nach Belegart gebündelt |
| Tabelle | Eine Tabelle in einem Dokument, bei der Extraktion erkannt |
| Transformation | Bringt die Felder ins Zielformat. Auch: die benannte Konfiguration dafür |
| Upload | Sie laden eine Datei hoch. Einer der drei Eingangskanäle: Abruf, Import, Upload |
| Verbindung | Die Anbindung an ein Fremdsystem |
| Vorlage | Ein fertiger Bauplan, den Sie beim Anlegen einer Belegart oder einer Transformation übernehmen, statt bei null anzufangen. In der Auslieferung nach der Transformation bezeichnet Vorlage außerdem die Struktur der Ausgabe: welche Felder in welcher Reihenfolge herauskommen |
| Workflow | Die eingerichtete Kette |
| Zeitplan | Wann abgerufen wird. „Zeitplan aktiv“ heißt: Flow startet die Läufe selbst |
| Zuordnung | Bildet ein Feld auf ein Zielfeld ab |
Drei Unterscheidungen, die man kennen sollte
Datenquelle und Stammdaten sind nicht dasselbe. Die Datenquelle ist der Behälter — der Datensatz, den Sie anlegen, befüllen und an eine Transformation binden. Stammdaten sind die Sorte der Daten darin: Artikel, Lieferanten, Kunden. Nicht jede Datenquelle enthält Stammdaten; auch offene Bestellungen oder eingehende Aufträge können darin liegen.
Ein deaktivierter Zugang ist nicht gelöscht. Wer deaktiviert ist, kommt nicht mehr herein — sofort und ohne Umweg. Erhalten bleiben aber Rolle, Belegarten, Workflow- Zuweisungen und Gruppen: Beim Wiederaktivieren ist alles wieder da. Gelöscht wird nur, was wirklich verschwinden soll; das ist ein eigener, zweiter Schritt. Für die Abrechnung zählen nur aktivierte Zugänge — mit einer Mindestlaufzeit von 30 Tagen ab der Aktivierung.
Eine Belegart bedeutet nicht, dass immer ein Beleg entsteht. Eine Belegart ohne Transformation ist ein regulärer Fall: Die E-Mail wird analysiert, eingeordnet und weitergeleitet — ohne Beleg und ohne Extraktion.
Die Rollen
Ein Rollenname ist keine Wortwahl, sondern eine Funktion mit Rechten.
| Rolle | Wofür |
|---|---|
| Admin | Voller Zugriff: Workflows, Verbindungen, Datenquellen, Einstellungen und Teamverwaltung |
| Mitarbeiter | Operativer Vollzugriff auf Belege, Workflows, Belegarten, Transformationen, Verbindungen und Datenquellen — ohne Unternehmens-, Team- und Tarif- oder Kosteneinstellungen |
| Sachbearbeiter | Bearbeitet und gibt Belege frei — ohne Zugriff auf Workflows, Verbindungen oder Einstellungen |
| Plattform-Admin | Rolle auf viamind-Seite, nicht im Kundenunternehmen. Verwaltet KI-Modelle und Texterkennung über alle Unternehmen hinweg |
Die drei Kundenrollen stehen hier in der Reihenfolge, in der sie auch beim Einladen angeboten werden: vom weitesten zum engsten Zugriff. Ein Sachbearbeiter kann zusätzlich auf einzelne Belegarten eingeschränkt werden — dann sieht er nur die ihm zugewiesenen.