viamind Flow · Preise
Ihre Belege kosten Personentage. Flow gibt Ihnen den Großteil zurück.
Ein fester Tarif für Ihre Menge, dazu die KI-Kosten nach Verbrauch — ohne feste Vertragslaufzeit. Wählen Sie Ihre Menge für den passenden Tarif; was die Handarbeit Sie heute kostet, rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen nach.
Ihre Menge, Ihr Tarif
1.000 E-Mails im Monat: passender Tarif Team.
Passender Tarif
Team
3 aktive Workflows · 5 MitgliederZur Tarifkarte
Ihre Belegkosten berechnenMit Ihren Positionen und Arbeitskosten, 1.000 E-Mails schon eingetragen.
Dazu die KI-Kosten nach Verbrauch, getrennt auf der Rechnung.
Drei Tarife
Tarife, die mit Ihrer Menge wachsen
Was Flow kann, kann es in jedem Tarif. Die Stufen unterscheiden sich in den Mengen, im Support und im Aufschlag auf die KI-Kosten.
Team
Typisch: ein Betrieb mit ein bis zwei Postfächern, dessen Innendienst die Belege selbst prüft.
- 3
- aktive Workflows
- 5
- Mitglieder
- 3.000
- E-Mails / Monat
darüber je E-Mail nach Verbrauch
- Support per E-Mail, ohne feste Frist
Business
EmpfohlenTypisch: mehrere Postfächer und Abteilungen am selben Bestand — Bestellungen, Rechnungen und Avise getrennt.
- 10
- aktive Workflows
- 15
- Mitglieder
- 10.000
- E-Mails / Monat
darüber je E-Mail nach Verbrauch
- Reaktionszeit 4 Stunden in den Geschäftszeiten
Enterprise
Typisch: eine Gruppe mit mehreren Standorten oder Gesellschaften, Mengen und Anbindungen im Vertrag.
- unbegrenzt
- Workflows
- ab25
- Mitgliedern
- ab20.000
- E-Mails im Monat
- Dedizierter Ansprechpartner
- Reaktionszeit individuell
So zählen wir
Alle Begriffe im GlossarEin Workflow ist eine AbholungMeist ein Postfach, ein Postfach-Ordner oder ein SFTP-Ordner, jede mit eigenen Regeln. Gezählt wird jeder angelegte Workflow.
Ein Mitglied ist ein aktivierter ZugangGezählt wird jeder aktivierte Zugang, gleich welche Rolle, und jede offene Einladung. Ein deaktivierter Zugang zählt noch bis 30 Tage nach seiner Aktivierung mit.
Eine E-Mail zählt einmalGleich wie viele Anhänge oder Positionen darin stecken: Gezählt wird die E-Mail, nicht jede Datei und nicht jede Zeile.
Überzeugen statt binden.
Sie bleiben, solange Flow Ihnen Arbeit abnimmt — nicht, weil ein Vertrag Sie hält.
- Keine feste Vertragslaufzeit
- Kündbar mit 30 Tagen zum Monatsende, eine E-Mail genügt
- Ihre Ergebnisse in offenen Formaten wie openTRANS, XML oder CSV
Einzelner Workflow · bis zu 5 zusätzliche
Ein weiteres Postfach oder ein weiterer SFTP-Ordner — ohne den Tarif zu wechseln.
Paket zu 5 Mitgliedern · bis zu 2 Pakete
Wenn das Team wächst, wächst der Zugang mit — in Paketen, nicht in Tarifsprüngen.
In jedem Tarif
Ohne Aufpreis enthalten
Diese Leistungen hängen nicht am Tarif — keine Funktion hinter einer Stufe.
Lesen & Zuordnen
- Alle BelegartenKundenbestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavise, Rechnungen oder Ihre eigenen.
- Abgleich mit Ihren StammdatenKunden, Lieferanten und Artikel aus Ihrem ERP, als CSV mit bis zu einer Million Zeilen — per Upload oder automatisch per SFTP.
- Extraktionsprofile je AbsenderLiest sich ein Kunde oder Lieferant anders, hinterlegt Ihr Team für ihn einen Hinweis. Er gilt ab der nächsten E-Mail.
- Vorlagen, die Sie selbst anpassenWelche Felder Flow liest, welche davon Pflicht sind und in welches Format sie gehen, stellen Sie selbst ein.
Prüfen & Freigeben
- Unsicheres wird angehalten, nicht geratenIst eine Pflichtangabe zu unsicher gelesen, hält Flow den Beleg an, bis Ihr Team ihn prüft — ist die Stammdatenprüfung auf Anhalten gestellt, auch bei einer unbekannten Artikelnummer.
- Stapel mit Original und FeldernDer älteste Beleg zuerst, das Original neben den ausgelesenen Feldern — und die Suche in Ihren Stammdaten direkt im Beleg.
- Rollen und ZugriffAdmins, Mitarbeiter und Sachbearbeiter mit eigenen Rechten; einzelne Workflows lassen sich auf Personen oder Gruppen begrenzen.
- Flow meldet sich von selbstBelege, die auf Ihre Bearbeitung warten, Verarbeitungsfehler, fehlgeschlagene Auslieferungen — wer welche Meldung bekommt, stellen Sie je Rolle ein.
Anbindung
- Alle Postfächer und SFTP-OrdnerGmail, Microsoft 365 (Outlook), Shared Mailbox, Ihr eigener Mailserver oder Exchange on-prem über IMAP, dazu SFTP-Ordner mit PDF, Excel (.xlsx), CSV, Bildern, XML und EDIFACT.
- Fertige Vorlagen je ZielsystemFür enventa Trade ERP vier Vorlagen im openTRANS-2.1-Standard — Kundenbestellung, Auftragsbestätigung, Lieferavis, Eingangsrechnung. Für jedes andere System JSON, XML oder CSV nach Ihrem Schema.
- Nach Zeitplan, per SFTP oder E-MailFlow holt selbst ab, höchstens alle 15 Minuten, und legt das Ergebnis in einen SFTP-Ordner oder schickt es per E-Mail — das Original auf Wunsch im Anhang.
Recht & Daten
- DSGVO-konform, in Deutschland gespeichertZur Analyse gehen die Inhalte an KI-Modelle in der EU-Datenzone von Microsoft Azure, ohne Training. AVV inklusive.
- Löschfristen, die von selbst greifenDie Anhänge fallen wenige Tage nach Abschluss weg, 30 Tage nach Eingang ist die E-Mail ganz gelöscht. Im Papierkorb sind Inhalt und Anhänge sofort fort.
- Getrennt von anderen KundenJede Abfrage ist auf Ihre Kundenkennung beschränkt.
- Protokoll (3 Jahre)Lückenloses Protokoll jedes Laufs, als CSV exportierbar.
Auf der Rechnung
Wie abgerechnet wird
Ein fester Anteil für den Tarif, ein verbrauchsabhängiger für den KI-Verbrauch. Beides steht getrennt auf der Rechnung.
Fester Tarifpreis
Der Monatspreis richtet sich nach dem Umfang: Workflows, Mitglieder und die enthaltenen E-Mails je Monat. Er wird bei Vertragsschluss vereinbart und schwankt nicht mit der Auslastung.
KI-Kosten nach Verbrauch
Jeder Beleg wird von Sprachmodellen analysiert; bei eingescannten PDFs und Bildern kommt eine Texterkennung je Seite hinzu. Diese Kosten reichen wir in der tatsächlich angefallenen Höhe durch, zuzüglich eines tarifabhängigen Aufschlags für Betrieb und Wartung — monatlich nachschüssig und auf der Rechnung einzeln ausgewiesen. Digitale PDFs mit Textebene und E-Mails ohne Anhang erzeugen im Standard keine Texterkennungskosten.
Mehr Menge stoppt nichts
Überschreiten Sie die enthaltene Menge, laufen Ihre E-Mails weiter — nichts wird angehalten. Was darüber liegt, steht als eigene Position auf der Monatsrechnung.
Verbindlich sind § 7 Vergütung und § 8 Laufzeit und Kündigung. Alle Preise verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer.
Wonach richtet sich der Preis?
Nach dem Umfang: wie viele Workflows Sie betreiben, wie viele Mitglieder mit den Belegen arbeiten und wie viele E-Mails im Monat durchlaufen. Dazu kommen die verbrauchsabhängigen KI-Kosten. Eine unverbindliche Kostenindikation für Ihre Menge bekommen Sie über den Belegkosten-Rechner; das verbindliche Angebot klären wir in einem kurzen Gespräch.
Was zählt als Workflow, was als Mitglied?
Ein Workflow ist eine eingerichtete Abholung — meist ein Postfach, ein Postfach-Ordner oder ein SFTP-Ordner —, jeder mit eigenen Belegarten und Regeln: Drei Shared Mailboxes für Bestellungen, Rechnungen und Support sind drei Workflows.
Ein Mitglied ist ein aktivierter Zugang, gleich welche Rolle; offene Einladungen zählen mit. Ein deaktivierter Zugang zählt nicht mehr, sobald seine Mindestlaufzeit von 30 Tagen ab der Aktivierung vorbei ist — eine Vertretung kostet Sie also nichts extra. Standardmäßig sieht jedes Mitglied alle Workflows; einzelne lassen sich auf Personen oder Gruppen begrenzen.
Warum stehen hier keine Beträge?
Weil der Preis an Ihrem Umfang hängt — an der Zahl der E-Mails, Workflows und Mitglieder und am Verbrauch der KI. Eine Preisliste stimmt für kaum jemanden genau. Wir nennen Ihnen lieber eine Zahl für Ihre Menge: Über den Belegkosten-Rechner bekommen Sie eine Kostenindikation per E-Mail, in der Regel innerhalb eines Werktags — zusammen mit dem, was Sie sparen. Ab 20.000 E-Mails im Monat erstellen wir Ihnen stattdessen im Gespräch ein Angebot.
Was genau sind die variablen KI-Kosten?
Jeder Beleg wird von KI-Modellen analysiert (Token-Kosten); bei eingescannten PDFs und Bildern kommt die Texterkennung je Seite hinzu. Beides reichen wir transparent an Sie durch — mit einem tarifabhängigen Aufschlag für Betrieb und Wartung. Abgerechnet wird der tatsächliche Verbrauch, nicht ein Schätzwert; Ihre Admins sehen den aufgelaufenen Stand jederzeit im Dashboard.
Was kostet es, wenn Flow E-Mails nur analysiert und weiterleitet oder verschiebt?
Der Tarif ist derselbe: Jede E-Mail zählt einmal, egal was Flow mit ihr tut. Deutlich niedriger sind die KI-Kosten — beim reinen Weiterleiten oder Verschieben läuft nur die Analyse, das Auslesen der Positionen entfällt. Der Belegkosten-Rechner ist für Belege mit Positionen gebaut; für diesen Fall nennen wir Ihnen die Kosten im Gespräch.
Kann Flow XML- und EDIFACT-Eingänge in unser Format bringen?
Ja, für Eingänge per E-Mail oder aus einem SFTP-Ordner: Flow liest EDIFACT-Nachrichten und XML-Dateien und übergibt sie Ihrem ERP als XML, CSV oder JSON nach Ihrem Schema — für enventa Trade ERP im openTRANS-2.1-Format. Jede E-Mail bzw. Datei zählt einmal. Nicht dazu gehören der EDI-Versand selbst (etwa AS2 oder OFTP) und das Erzeugen von EDIFACT-Nachrichten.
Was passiert, wenn ich mehr E-Mails habe als enthalten?
Ihre E-Mails werden immer verarbeitet — es gibt keinen harten Block. Die Mehrmenge wird mengenabhängig erfasst und auf der Monatsrechnung gesondert ausgewiesen.
Kann ich Workflows oder Mitglieder einzeln dazubuchen?
Ja. Einzelne Workflows und Pakete zu fünf zusätzlichen Mitgliedern lassen sich dazubuchen: bis zu fünf zusätzliche Workflows und bis zu zwei Pakete zu je fünf Mitgliedern. So wachsen Sie, ohne gleich den Tarif zu wechseln; darüber hinaus lohnt sich der nächste Tarif.
Was muss meine IT für die Einrichtung tun?
In der Regel sind Postfach, Belegarten und die Übergabe an Ihr ERP in ein bis zwei Arbeitstagen eingerichtet — mit Vorlagen auch selbst. Ihre IT stellt das Postfach, einen SFTP-Ordner für Ihr ERP und die Stammdaten als CSV bereit. Microsoft 365 und Gmail binden Sie über die Anmeldung beim Anbieter an, ein Passwort geben Sie nicht weiter; einen eigenen Mailserver über IMAP, die Zugangsdaten speichern wir verschlüsselt. Die ganze Checkliste steht auf der Seite „Einrichtung & Anbindung“.
Was heißt „Reaktionszeit 4 Stunden“?
Wir melden uns innerhalb von vier Stunden auf eine Supportanfrage — in den Geschäftszeiten, per E-Mail. Gemeint ist die Rückmeldung, nicht die Lösung: Wie lange eine Klärung dauert, hängt vom Fall ab. Der Tarif Team hat keine zugesicherte Reaktionszeit; wir antworten dort genauso, nur ohne Frist. Verbindlich ist, was im Vertrag steht — §6 der AGB regelt Verfügbarkeit, Wartung und Support.
Wo werden meine Daten gehostet?
Gespeichert wird in Deutschland (Hetzner). Die KI-Modelle laufen bei Microsoft Azure in der EU: Sprachmodelle und Mistral-Texterkennung mit Ressource in Sweden Central, verarbeitet innerhalb der EU-Datenzone; der Ausweichdienst für die Texterkennung in Germany West Central. DSGVO-Konformität inklusive AVV.
Wie lange bin ich gebunden?
Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Beide Seiten können ihn mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende in Textform kündigen — eine E-Mail genügt der Textform. Verbindlich ist §8 der AGB.
Was passiert, wenn jemand das Team verlässt oder länger ausfällt?
Sie deaktivieren den Zugang, statt das Konto zu löschen. Die Person kann sich ab sofort nicht mehr anmelden, aber Rolle, Belegarten, Workflow-Zuweisungen und Gruppen bleiben erhalten — beim Wiederaktivieren ist alles wieder da. Gezählt werden nur aktivierte Zugänge, ein deaktivierter zählt nicht mit. Damit das planbar bleibt, zählt ein aktivierter Zugang mindestens 30 Tage ab der Aktivierung: Wer schon länger dabei ist, zählt nach dem Deaktivieren sofort nicht mehr mit; ein gerade erst angelegter Zugang zählt die Frist noch zu Ende. In der Mitgliederliste steht bei jedem deaktivierten Zugang, bis wann er mitzählt.