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Einrichtung & Anbindung

Meist in ein bis zwei Arbeits­tagen startklar, ohne Schnittstellen­projekt.

In der Regel sind Postfach, Belegarten und die Übergabe an Ihr ERP in ein bis zwei Arbeitstagen eingerichtet. Mit Vorlagen legen Sie selbst los — und wo eine fehlt, bauen wir sie mit Ihnen.

Demo vereinbarenCheckliste für Ihre IT
  • Keine Installation bei Ihnen
  • Microsoft 365 und Gmail ohne Passwortweitergabe
  • Ihr Posteingang muss sich nicht ändern

Der Start

Selbst, mit enventa-Vorlagen oder gemeinsam mit uns

Wie viel Sie selbst machen und wie viel wir, entscheiden Sie. Die meisten fangen mit einer Vorlage an und passen sie an.

  • Selbst loslegen

    Sobald Ihr Zugang steht, richten Sie Flow selbst ein.

    • Belegarten und Transformationen aus Vorlagen übernehmen und anpassen
    • Eigene Belegarten mit einer Erkennungsregel in Klartext anlegen
    • Postfach verbinden, Workflow zusammenstellen, Zeitplan setzen

  • Für enventa Trade ERP

    Für die Belege, die enventa einliest, liegt alles bereit.

    • Vorlagen im Format openTRANS 2.1 für Kundenbestellung, Auftragsbestätigung, Lieferavis und Eingangsrechnung
    • Übergabe als Datei an den EDI-Adapter von enventa — ohne Schnittstellenprojekt
    • Fertige Abfragen, mit denen Ihre IT die Stammdaten aus enventa exportiert
    Mehr zu enventa Trade ERP

  • Gemeinsam mit uns

    Fehlt eine Vorlage für Ihr System oder Ihren Ablauf, bauen wir sie mit Ihnen.

    • Wir erarbeiten Belegart und Zielformat gemeinsam mit Ihrer IT
    • Was dabei entsteht, nehmen wir als Vorlage auf — ein Standard statt einer Einzellösung
    • Wie viel Unterstützung es braucht, hängt von Ihrem System ab; den Aufwand schätzen wir mit Ihnen im Gespräch ein

Was Flow im Monat kostet, steht auf der Preisseite. Ob eine eigene Anbindung zusätzlichen Aufwand braucht, sagen wir Ihnen, bevor es losgeht.

Der Ablauf

In der Regel ein bis zwei Arbeitstage

So läuft es, wenn es Vorlagen für Ihre Belege gibt. Braucht Ihr System eine eigene Anbindung, kann es länger dauern — das sagen wir Ihnen vorher.

  1. Vorab

    Zugang und Checkliste

    Sie bekommen Ihren Zugang per Einladung, Ihre IT legt die Punkte der Checkliste bereit.

  2. Tag 1

    Postfach und Belegarten

    Postfach verbinden, Belegarten aus Vorlagen übernehmen, den Workflow mit Zeitplan anlegen.

  3. Tag 2

    Stammdaten und Übergabe

    Stammdaten laden, die Übergabe an Ihr ERP einrichten und mit echten Belegen durchspielen.

  4. Danach

    Im Betrieb

    Auf Wunsch geben Sie anfangs jeden Beleg frei. Läuft es sicher, schalten Sie die Freigabe im Workflow ab.

Wovon die Dauer abhängt

  • Ob Ihr ERP Dateien schon über eine Schnittstelle einliest, bei enventa etwa, ob EDI-Adapter und X-Mapper eingerichtet sind
  • Wie Ihre Belege heute ankommen: ein Postfach je Belegart oder verteilt auf viele
  • Ob die Vorlagen passen oder eigene Felder dazukommen

Bei der Einrichtung auf ERP-Seite unterstützen wir Sie auf Wunsch. Den Umfang stimmen wir vorher mit Ihnen ab.

Für Ihre IT

Was Sie vorbereiten

Fünf Dinge, dann kann es losgehen. Nichts davon muss neu gebaut werden — es geht um Zugänge und Dateien, die es bei Ihnen schon gibt.

Fragen dazu? Demo vereinbaren

  1. Das Postfach — aus dem Flow die Belege abholt

    Bei Microsoft 365 oder Gmail meldet sich einmal jemand beim Anbieter an und stimmt dem Zugriff zu — bei Microsoft 365 je nach Einstellung Ihres Mandanten ein Administrator. Bei einem eigenen Mailserver oder Exchange im eigenen Haus: IMAP-Server, Benutzer und Passwort. Dazu der Ordner, aus dem abgeholt wird.

  2. Einen SFTP-Ordner — in den Flow die Dateien für Ihr ERP legt

    Server, Zugangsdaten und Zielordner — für enventa der Ordner, aus dem der EDI-Adapter liest. Alternativ geht das Ergebnis per E-Mail an eine feste Adresse.

  3. Ihre Stammdaten als CSV — damit Flow Kunden und Artikel findet

    Kunden oder Lieferanten und Artikel — so viel, wie Flow nachschlagen soll. Für enventa Trade liegen die Abfragen fertig vor; auf Wunsch holt Flow die Dateien später selbst per SFTP.

  4. Einige echte Belege — zum Durchspielen vor dem Start

    Eine Handvoll je Belegart, gern mit den schwierigen Fällen — an ihnen sehen Sie, wie Flow liest.

  5. Eine Ansprechperson im Fachbereich — die weiß, was ins ERP muss

    Sie entscheidet, welche Felder Pflicht sind und wann ein Beleg auf Freigabe warten soll.