Allgemeine Geschäftsbedingungen

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) regeln die Bereitstellung und Nutzung der Software-as-a-Service-Anwendung viamind Flow (nachfolgend „Dienst“ oder „viamind Flow“) zwischen der

viamind GmbH
Mörfelder Straße 30
64331 Weiterstadt
Handelsregister: Amtsgericht Darmstadt, HRB 108974
vertreten durch die Geschäftsführer Jan Verhagen, Andres Andreas, Philipp Reitzmann

(nachfolgend „Anbieter“) und dem Kunden (nachfolgend „Kunde“).

Diese AGB gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen. Entgegenstehende oder von diesen AGB abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht anerkannt, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.

viamind Flow ist eine cloudbasierte Anwendung zur KI-gestützten Analyse, Strukturierung und Weiterverarbeitung von E-Mails. Der konkrete Funktionsumfang ergibt sich aus der jeweils aktuellen Produktbeschreibung des Anbieters sowie aus der mit dem Kunden geschlossenen Einzelvereinbarung.

Wesentliche Funktionen sind insbesondere:

• Anbindung externer E-Mail-Postfächer über Gmail- und Microsoft-365-OAuth-Schnittstellen
• Automatisierte Analyse, Klassifizierung und Datenextraktion mit Hilfe von Large-Language-Modellen (LLM) bei EU-Anbietern
• Workflow-basierte Folgeaktionen wie Archivieren, Verschieben, Labeln, Weiterleiten oder Export an nachgelagerte Systeme
• Manuelle Belegnachbearbeitung mit konfigurierbaren Pflichtfeldern (Human-in-the-Loop)
• Audit-Trail und Protokollierung aller Verarbeitungsschritte

Der Anbieter ist berechtigt, den Funktionsumfang weiterzuentwickeln und anzupassen, soweit dadurch der vertraglich geschuldete Hauptzweck nicht wesentlich beeinträchtigt wird. Wesentliche Änderungen werden dem Kunden mit angemessener Frist angekündigt.

Der Vertrag kommt durch Registrierung des Kunden im Dienst und Annahme durch den Anbieter, spätestens jedoch mit Freischaltung des Kundenkontos, zustande. Der Anbieter kann die Registrierung auf eingeladene Nutzer beschränken.

Der Kunde sichert zu, dass alle bei der Registrierung gemachten Angaben wahrheitsgemäß und vollständig sind, und verpflichtet sich, diese Angaben bei Änderungen unverzüglich zu aktualisieren.

Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrages ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht zur Nutzung des Dienstes im vertraglich vereinbarten Umfang ein.

Eine Bearbeitung, Vervielfältigung, Dekompilierung oder Weitergabe der Software außerhalb der vereinbarten Nutzung ist nicht gestattet, soweit dies nicht gesetzlich zwingend erlaubt ist.

Der Kunde verpflichtet sich insbesondere,

• Zugangsdaten und API-Schlüssel vertraulich zu behandeln und gegen den Zugriff unberechtigter Dritter zu schützen
• den Dienst nicht missbräuchlich zu nutzen, insbesondere keine rechtswidrigen Inhalte zu verarbeiten oder zu übertragen
• bei der Verarbeitung personenbezogener Daten Dritter sämtliche datenschutzrechtlichen Anforderungen einzuhalten, insbesondere die DSGVO und das BDSG
• den Anbieter unverzüglich zu informieren, wenn ein Missbrauch oder eine Kompromittierung des Kontos vermutet wird
• die mit den verbundenen Drittsystemen (Gmail, Microsoft 365, SFTP-Zielserver, LLM-Anbieter etc.) jeweils geltenden Nutzungs- und Datenschutzbedingungen zu beachten

Der Kunde ist verantwortlich für die Inhalte, die er über den Dienst verarbeiten lässt, sowie für die Rechtmäßigkeit der von ihm gewählten Workflow-Konfigurationen, einschließlich der Empfänger automatischer Weiterleitungen und der Konfiguration externer Exportziele (z. B. SFTP).

Der Kunde nimmt zur Kenntnis, dass viamind Flow kein Archiv- oder Datensicherungsdienst ist und nicht das führende System („System of Record“) für die verarbeiteten E-Mails darstellt; die Original-E-Mails verbleiben im Postfach des Kunden. Für die Sicherung der von ihm benötigten Daten und Verarbeitungsergebnisse bleibt der Kunde im Rahmen der in der Datenschutzerklärung beschriebenen Speicherdauer selbst verantwortlich.

Der Anbieter bemüht sich um eine möglichst hohe Verfügbarkeit des Dienstes, schuldet jedoch keine ununterbrochene Verfügbarkeit. Geplante Wartungsarbeiten werden, soweit zumutbar, vorab angekündigt.

Unterbrechungen, die auf höhere Gewalt, Störungen bei Drittanbietern (Hosting, LLM-Provider, OAuth-Provider) oder vom Kunden zu vertretende Umstände zurückzuführen sind, fallen nicht in den Verantwortungsbereich des Anbieters.

Support wird per E-Mail an kontakt@viamind.ai zu üblichen deutschen Geschäftszeiten geleistet. Konkrete Reaktionszeiten oder Service-Level werden gegebenenfalls in separaten Vereinbarungen geregelt.

Die Vergütung richtet sich nach dem jeweils zwischen den Parteien vereinbarten Preismodell. Aktuelle Preise sind auf Anfrage oder in den individuell zwischen den Parteien geschlossenen Bestellungen erhältlich.

Die Vergütung kann aus einem festen, paketabhängigen Grundpreis sowie aus variablen, nutzungsabhängigen Bestandteilen bestehen. Variable Bestandteile sind insbesondere die Kosten der eingesetzten KI-Sprachmodelle (LLM-Token-Verbrauch), die mit einem tarifabhängigen Aufschlag durchgereicht werden, sowie ein mengenabhängiges Entgelt für die über das im Tarif enthaltene Kontingent hinausgehende Anzahl verarbeiteter E-Mails (Über-Volumen). Variable Bestandteile werden verbrauchsgenau erfasst, monatlich nachschüssig abgerechnet und in der Rechnung transparent ausgewiesen; der jeweils aufgelaufene Stand ist dem Kunden im Dienst einsehbar. Die tatsächlichen Anbieterkosten der KI-Sprachmodelle werden in der jeweils angefallenen Höhe durchgereicht und ändern sich automatisch, wenn die KI-Anbieter ihre Preise ändern; einer gesonderten Ankündigung bedarf es hierfür nicht.

Soweit nicht abweichend vereinbart, sind Rechnungen innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der jeweils gesetzlich anfallenden Umsatzsteuer.

Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe zu verlangen sowie nach vorheriger Mahnung den Zugang zum Dienst vorübergehend zu sperren.

Der Anbieter ist berechtigt, die festen Listenpreise – insbesondere die monatliche Grundvergütung (Tarif-Pauschale), Add-Ons und das Entgelt für Über-Volumen – sowie den auf die durchgereichten LLM-Kosten erhobenen Aufschlag mit einer Ankündigungsfrist von zwei Monaten in Textform anzupassen; dies schließt Preiserhöhungen ein. Die automatische Weitergabe der tatsächlichen Anbieterkosten der KI-Sprachmodelle in ihrer jeweils angefallenen Höhe ist hiervon nicht erfasst und bedarf keiner gesonderten Ankündigung. Widerspricht der Kunde einer Anpassung nach Satz 1 nicht innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Mitteilung in Textform, gilt die Anpassung als angenommen; auf diese Rechtsfolge wird der Kunde in der Mitteilung gesondert hingewiesen. Widerspricht der Kunde fristgerecht, ist jede Partei berechtigt, den Vertrag zum Wirksamkeitsdatum der Anpassung außerordentlich zu kündigen.

Sofern nicht abweichend vereinbart, läuft der Vertrag auf unbestimmte Zeit und kann von beiden Parteien mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende in Textform (z. B. E-Mail) gekündigt werden.

Test-, Pilot- oder Aktionsphasen sowie deren Konditionen können durch gesonderte Vereinbarung geregelt werden. Wird dem Kunden ein kostenfreier Nutzungszeitraum eingeräumt, setzt sich der Vertrag nach Ablauf dieses Zeitraums automatisch als kostenpflichtiger Tarif zum jeweils vereinbarten Listenpreis fort, sofern der Kunde nicht bis zum Ende des kostenfreien Zeitraums in Textform kündigt. Auf den Übergang in die Kostenpflicht wird der Kunde rechtzeitig hingewiesen.

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Kunde trotz Abmahnung erheblich gegen wesentliche Pflichten aus diesen AGB verstößt.

Nach Vertragsende werden die Daten des Kunden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und der in der Datenschutzerklärung beschriebenen Speicherdauer behandelt.

Auf Verlangen des Kunden stellt der Anbieter die im Dienst gespeicherten strukturierten Verarbeitungsergebnisse des Kunden vor ihrer Löschung in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zur Verfügung, sofern das Verlangen vor Ablauf der jeweiligen Speicherdauer zugeht. Eine darüber hinausgehende Archivierungs- oder Aufbewahrungspflicht des Anbieters besteht nicht (vgl. Ziffer 5).

Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Anbieter erfolgt nach Maßgabe der jeweils gültigen Datenschutzerklärung.

Soweit der Anbieter im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten verarbeitet, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Solange kein individueller AVV abgeschlossen ist, gilt der vom Anbieter bereitgestellte Standard-AVV.

Der Anbieter setzt zur Leistungserbringung Unterauftragsverarbeiter ein, die in der Datenschutzerklärung benannt sind. Über beabsichtigte Änderungen in Bezug auf die Hinzuziehung oder Ersetzung von Unterauftragsverarbeitern informiert der Anbieter den Kunden in Textform; der Kunde kann einer Änderung aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund innerhalb angemessener Frist widersprechen.

Die Parteien verpflichten sich, alle vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei, die ihnen im Rahmen der Vertragsdurchführung bekannt werden, vertraulich zu behandeln, gegen unbefugte Kenntnisnahme Dritter zu sichern und nicht für eigene oder fremde Zwecke außerhalb dieses Vertrags zu nutzen.

Diese Pflicht gilt auch nach Beendigung des Vertrages fort, soweit und solange die Informationen nicht allgemein bekannt werden.

Der Anbieter gewährleistet, dass der Dienst grundsätzlich der vertraglich vereinbarten Beschaffenheit entspricht. Bei Sachmängeln ist der Anbieter zunächst zur Nacherfüllung berechtigt. Schlägt diese fehl, stehen dem Kunden die gesetzlichen Rechte zu.

Der Kunde nimmt zur Kenntnis, dass automatisierte Verarbeitungen, insbesondere die Ergebnisse KI-gestützter Analyse, mit Unsicherheiten behaftet sein können und nicht in jedem Einzelfall fehlerfrei sind. Der Kunde ist daher gehalten, geschäftskritische Ergebnisse vor Weiterverarbeitung angemessen zu prüfen.

Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Im Übrigen haftet der Anbieter nur, soweit eine wesentliche Vertragspflicht (Kardinalpflicht) verletzt wurde; in diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden begrenzt.

Die Haftung des Anbieters für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) sowie für sonstige Schäden, die nicht auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruhen, ist je Schadensfall der Höhe nach auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden, insgesamt höchstens auf die vom Kunden in den zwölf Monaten vor dem schadensauslösenden Ereignis gezahlte Vergütung, begrenzt. Die Haftung für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unbeschränkt.

Eine weitergehende Haftung, insbesondere für entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden und Folgeschäden, ist ausgeschlossen, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die auf Handlungen oder Unterlassungen Dritter zurückzuführen sind, insbesondere nicht für Ausfälle, Datenverluste oder Beeinträchtigungen bei angebundenen Diensten (z. B. Google, Microsoft, Hosting-Anbieter, LLM-Anbieter, SFTP-Zielsysteme).

Keine Partei ist für die Nichterfüllung ihrer vertraglichen Pflichten verantwortlich, soweit und solange diese auf Ereignisse höherer Gewalt zurückzuführen ist. Hierzu zählen insbesondere Naturereignisse, Krieg, behördliche Maßnahmen, Pandemien, Streiks, großflächige Störungen der Internet- oder Energieinfrastruktur sowie schwere Sicherheitsvorfälle bei wesentlichen Subunternehmern.

Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Änderungen werden dem Kunden in Textform mindestens sechs Wochen vor ihrem geplanten Inkrafttreten mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Mitteilung in Textform, gelten die Änderungen als angenommen. Auf diese Rechtsfolge wird der Kunde in der Änderungsmitteilung gesondert hingewiesen.

Widerspricht der Kunde fristgerecht, ist der Anbieter berechtigt, den Vertrag zum Wirksamkeitsdatum der geänderten AGB außerordentlich zu kündigen.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist, soweit gesetzlich zulässig, Darmstadt.

Änderungen, Ergänzungen und Nebenabreden bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieser Textformklausel.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, so bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt diejenige wirksame Regelung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.