viamind FlowE-Mail-Automatisierung fürs ERP
Automatisierte E-Mail-Prozesse,die mitdenken
Bestellungen, Rechnungen und Auftragsbestätigungen aus dem Postfach automatisch auslesen und sauber ans ERP übergeben — damit Routine Ihre Fachkräfte nicht mehr bindet.
- Strukturiert ins ERP & Buchhaltung
- PDF, Foto & EDIFACT
- Mensch im Prozess
- EU-Hosting · DSGVO
E-Mail eingegangen
vor 2 MinBestellung_Müller-GmbH.pdf
einkauf@mueller-gmbh.de
Erkannt & extrahiert
{ "kunde": "Müller GmbH",
"position": "IPE-200 ×12",
"treffer": "98 %" }Ausgeliefert
Zielformat für Ihr ERP oder die Buchhaltung
z. B. per SFTP – enventa Trade ERP, DATEV u. a.
E-Mail eingegangen
vor 2 MinBestellung_Müller-GmbH.pdf
Erkannt & extrahiert
Kunde, Position & Treffersicherheit erkannt
Ausgeliefert
Zielformat für Ihr ERP oder die Buchhaltung
Verbindet sich nahtlos mit
Eingang
Gmail
OutlookSFTPKI in der EU
Langdock
Azure AI FoundryAusgabe ans ERP & Buchhaltung
KI & OCR in der EUKeine Trainingsnutzung Ihrer DatenFreigabe & Pflichtfelder durch MitarbeitendeKennen Sie das aus Ihrem Tagesgeschäft?
Drei Engpässe, die in jedem Mittelständler den Posteingang bremsen.
Standardvorgänge binden Fachpersonal
Routinebestellungen werden Position für Position ins ERP übertragen — wertvolle Zeit, die für komplexere Aufgaben fehlt.
Vorgänge bleiben im zentralen Postfach liegen
Eine Person verteilt eingehende Mails händisch an die Fachabteilungen. Bei Urlaub oder Krankheit stockt die Bearbeitung — Vorgänge bleiben unbemerkt liegen.
Lieferantenbelege außerhalb des EDI-Prozesses
Was nicht über EDI läuft, wird manuell aus PDFs abgetippt — fehleranfällig, langsam und ohne durchgängigen Audit-Trail.
Genau hier setzt viamind Flow an.
Ihre E-Mail-Automatisierung in 3 Schritten
Vom Eingang bis zur erledigten Aktion — Sie legen die Regeln fest, Flow arbeitet sie nachvollziehbar ab.
Analysieren
Flow prüft jede eingehende Mail samt Anhang, versteht den Inhalt und sortiert den Vorgang in Ihre selbst definierten Kategorien ein.
- PDF, Fotos & Scans auslesen (OCR)
- Automatische Kategorisierung
- Treffersicherheit
Transformieren
Die entscheidenden Felder werden strukturiert herausgelöst — unklare Fälle prüfen Ihre Mitarbeitenden über Pflichtfelder, bevor es weitergeht.
- Daten-Extraktion per KI
- Belegprüfung & Pflichtfelder (Mitarbeitende)
- ERP-fähige Formate
Ausführen
Auf Basis des Ergebnisses löst Flow die hinterlegte Aktion aus — etwa Label setzen, archivieren, weiterleiten oder per SFTP ans ERP exportieren.
- Gmail-/Outlook-Aktionen & Export
- Regelbasiert pro Kategorie
- Lückenlose Protokollierung
Und das alles vollautomatisch nach Zeitplan
Flow prüft Ihr Postfach automatisch in dem Takt, den Sie festlegen — zuverlässig im Hintergrund, ganz ohne manuelles Anstoßen.
In der Praxis
Echte Screens aus dem Produkt
So arbeiten Sie mit Flow — von der Einrichtung über die Verarbeitung bis zur Übergabe ins ERP.
Alles im Blick
Status, offene Belege, Automatisierungsgrad und die Gesundheit Ihrer Postfächer – kompakt auf einer Seite. Sie sehen jederzeit, was erledigt ist und was Aufmerksamkeit braucht.
Ein Workflow – drei Schritte
Postfach verbinden, Kategorien und Aktionen festlegen — dann läuft die Verarbeitung in drei Schritten: Analyse, Transformation, Aktion. Je Schritt sehen Sie Fortschritt und Mengen.
Belegtypen nach Ihren Regeln
Definieren Sie Ihre Belegtypen — Bestellungen, Rechnungen, Lieferavise — mit Erkennungsregeln und Pflichtfeldern. Flow sortiert jede Mail automatisch in die richtige Kategorie ein.
Fertig fürs Zielsystem
Pro Kategorie legen Sie das Ausgabeformat fest — fertige Vorlagen im openTRANS-2.1-Standard für enventa Trade ERP, oder als XML/CSV/JSON für andere ERP- und Buchhaltungssysteme.
- ORDERSKundenbestellung
- ORDRSPAuftragsbestätigung
- DESADVLieferavis / Wareneingang
- INVOICLieferantenrechnung
Der Arbeitsplatz für Ihr Team
Offene Vorgänge nach Belegtyp gebündelt, überfällige zuerst — Ihr Team arbeitet Stapel für Stapel ab, mit Status, Suche und Filter über alle Workflows hinweg.
Prüfen & ergänzen per Klick
Originalbeleg und ausgelesene Felder liegen Seite an Seite. Pflichtfelder wie Kostenstelle oder Auftragsnummer ergänzen Ihre Mitarbeitenden mit einem Klick — Korrekturen verbessern künftige Belege desselben Absenders sofort.
Wofür Teams Flow einsetzen
Vier Bereiche, in denen Flow Ihr Tagesgeschäft spürbar entlastet.
Kundenbestellungen
Bestellungen erkennen, strukturieren und ohne Abtippen ins ERP weitergeben.
Rechnungsverarbeitung
Inhalte aus Rechnungs-E-Mails extrahieren und automatisiert an Folgeprozesse übergeben.
Auftragsbestätigungen
Rückmeldungen standardisieren und konsistent für interne Workflows aufbereiten.
Weiterleitung an Fachabteilungen
Eingehende Vorgänge landen automatisch bei der zuständigen Fachabteilung — ohne manuelles Sortieren im zentralen Postfach.
EU-gehostet. DSGVO-konform. Prüfungssicher.
Ihre Daten liegen in der EU, sind verschlüsselt und jederzeit löschbar — jeder Verarbeitungsschritt bleibt nachvollziehbar.
EU-Hosting
Ihre Daten und die KI-Verarbeitung bleiben in der EU — die Anwendung läuft auf Servern in Deutschland.
Keine Trainingsnutzung
Ihre E-Mails werden nur für Ihren Vorgang verarbeitet — und nie zum Training von KI verwendet.
Verschlüsselung & sicherer Zugang
Alle Daten und Verbindungen sind durchgängig verschlüsselt (AES-256/TLS). Postfächer verbinden Sie per Microsoft-/Google-Login — Ihre Passwörter sehen wir nie.
Strikt getrennte Daten
Jeder Kunde arbeitet in einem streng abgeschotteten Datenraum mit rollenbasierten Rechten — kein Zugriff über Kundengrenzen (Mandantenisolation).
Lückenlose Nachvollziehbarkeit
Jeder Schritt wird mit Zeitstempel und Ergebnis protokolliert (lückenloser Audit-Trail) — vorbereitet für interne Prüfungen und Steuerprüfungen (GoBD).
DSGVO-Löschkonzept
Papierkorb mit 30-Tage-Wiederherstellung, „Recht auf Vergessen“ und feste Löschfristen (E-Mails 30 Tage, Protokoll 3 Jahre) — Inhalte werden nach Abschluss sofort entfernt.
Häufige Fragen
Das Wichtigste zu Aufwand, Preisen, Integration und Sicherheit — kompakt beantwortet.
Wie aufwendig ist die Einrichtung?
Sie verbinden Ihr Postfach, definieren Kategorien und richten Ihre erste Automatisierung in wenigen Minuten ein. Für die Übergabe ins Zielsystem stehen fertige Vorlagen bereit (z. B. openTRANS für enventa Trade ERP); komplexere Mailprozesse oder individuelle Zielformate richten wir gemeinsam mit Ihnen ein.
Was kostet viamind Flow?
viamind Flow rechnet sich nach Umfang ab: ein planbarer, monatlich kündbarer Paketpreis nach Anzahl Workflows, Nutzern und inkludiertem Belegvolumen — plus die transparent durchgereichten KI-Kosten je verarbeiteter Mail. So zahlen Sie fix für den Grundumfang und nutzungsabhängig für die Verarbeitung. Ihr konkretes, auf Ihren Bedarf zugeschnittenes Angebot besprechen wir in einer kurzen Demo.
Welche Postfächer und Eingänge werden angebunden?
Gmail und Outlook für den Posteingang — plus optionaler SFTP-Datei-Import, der PDF- und XML-Dateien (inkl. EDIFACT) aus einem Quellordner über denselben automatisierten Ablauf verarbeitet. Anhänge in PDF, Excel/CSV und als Foto werden automatisch ausgelesen.
Wie kommen die Daten in mein Zielsystem (ERP oder Buchhaltung)?
Strukturierte Belege werden in Ihr Zielformat gebracht (z. B. XML oder CSV) und automatisch übergeben — typischerweise per SFTP an Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem, alternativ als Datei zum Weiterverarbeiten. Extrahierte Werte werden zuvor gegen Ihre Stammdaten (Artikel-, Lieferanten- und Preislisten) abgeglichen. So sind verschiedene ERP-Systeme und DATEV-fähige Ausgaben möglich.
Speziell für enventa Trade ERP?
Für enventa Trade ERP liefern wir fertige Vorlagen im openTRANS-2.1-Standard je Belegtyp — ORDERS (Kundenbestellungen), ORDRSP (Auftragsbestätigungen), DESADV (Lieferavise) und INVOIC (Rechnungen). Die strukturierten Belege gehen als XML per SFTP an Ihr enventa — startklar, ohne Abtippen.
Läuft alles vollautomatisch oder kann mein Mitarbeiter eingreifen?
Sie entscheiden pro Kategorie. Über Pflichtfelder und eine Review-Inbox prüfen oder ergänzen Mitarbeitende unklare Fälle, bevor die Automatisierung die Aktion ausführt (Mensch im Prozess).
Wie steht es um Datenschutz und Sicherheit?
Ihre Daten und die KI-Verarbeitung bleiben in der EU (Server in Deutschland). Zugangsdaten sind AES-256-verschlüsselt, Datenräume strikt pro Kunde getrennt, jeder Schritt wird protokolliert (vorbereitet für GoBD/Steuerprüfungen) — und Inhalte lassen sich jederzeit löschen. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) stellen wir bereit.
Faire, planbare Preise
Ein planbarer, monatlich kündbarer Paketpreis nach Umfang (Workflows, Nutzer, Belegvolumen) plus transparent durchgereichte KI-Kosten je Mail. Ihr konkretes Angebot stimmen wir in einer kurzen Demo auf Ihren Bedarf ab.
Für ERP & Buchhaltung gebaut
Lassen Sie Ihren Posteingangfür sich arbeiten.
Zeigen Sie uns Ihre konkreten Mailprozesse — wir richten gemeinsam die passende Automatisierung bis in Ihr ERP oder die Buchhaltung ein.
- Unverbindlich
- Monatlich kündbar
- EU-gehostet & DSGVO-konform
Jan Verhagen
Gründer viamind
Ihr persönlicher Ansprechpartner — meldet sich persönlich bei Ihnen.