Für Teams mit hohem Mail-Volumen
Automatisierte E-Mail-Prozesse,die mitdenken
Damit Routinevorgänge Ihre Fachkräfte nicht mehr binden — und nichts mehr im zentralen Postfach liegen bleibt.
E-Mail eingegangen
Rechnung_März_2026.pdf
buchhaltung@kunde.de
Daten extrahiert
{ "betrag": 1249.90,
"iban": "DE89...",
"datum": "2026-03-12" }Aktion ausgeführt
SFTP-Export an SAP-Workflow
Label „Verarbeitet“ gesetzt
Verbindet sich nahtlos mit
Gmail
Outlook
Langdock
Azure AI Foundry
KI-Hosting in der EUKeine Trainingsnutzung Ihrer DatenKennen Sie das aus Ihrem Tagesgeschäft?
Drei Engpässe, die in jedem Mittelständler den Posteingang bremsen.
Standardvorgänge binden Fachpersonal
Routinebestellungen werden Position für Position ins ERP übertragen — wertvolle Zeit, die für komplexere Aufgaben fehlt.
Vorgänge bleiben im zentralen Postfach liegen
Eine Person verteilt eingehende Mails händisch an die Fachabteilungen. Bei Urlaub oder Krankheit stockt die Bearbeitung — Vorgänge bleiben unbemerkt liegen.
Lieferantenbelege außerhalb des EDI-Prozesses
Was nicht über EDI läuft, wird manuell aus PDFs abgetippt — fehleranfällig, langsam und ohne durchgängigen Audit-Trail.
Genau hier setzt viamind Flow an.
Ihre E-Mail-Pipeline in 3 Schritten
Vom Posteingang bis zur fertigen Aktion — klar definiert, jederzeit kontrollierbar.
Analysieren
KI liest E-Mails und Anhänge, erkennt Inhalte und ordnet Vorgänge den passenden Kategorien zu.
- ✓ PDF-Anhänge auslesen
- ✓ Automatische Kategorisierung
- ✓ Konfidenz-Bewertung
Transformieren
Relevante Inhalte extrahieren und als strukturierte Daten direkt an ERP, CRM oder Folgeprozesse übergeben.
- ✓ Daten-Extraktion mit LLM
- ✓ Pflichtfelder & manuelles Review (HITL)
- ✓ ERP-fähige Formate
Ausführen
Aus Analyseergebnissen entstehen automatisch Aktionen — Labels setzen, archivieren, weiterleiten.
- ✓ Gmail- und Outlook-Aktionen
- ✓ Regelbasierte Automation
- ✓ Vollständige Protokollierung
Doch nicht jeder Vorgang darf vollautomatisch durchlaufen.
Belegnachbearbeitung mit Pflichtfeldern
Nicht jeder Vorgang darf vollautomatisch durchlaufen. Definieren Sie pro Kategorie, welche Felder zwingend geprüft oder ergänzt werden müssen — die Pipeline führt erst nach Freigabe durch eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter aus.
- Pflichtfelder pro Kategorie definieren — z. B. Kostenstelle, Auftragsnummer, Lieferant.
- Review-Inbox für unklare Fälle, niedrige Konfidenz oder fehlende Daten.
- Lückenlose Protokollierung manueller Eingriffe für Audit und Nachvollzug.
Bestellung_12345.pdf
ACME GmbH · 06.05.2026
Typische Einsatzfelder
Praxisnahe Szenarien für operative Entlastung im Tagesgeschäft.
Kundenbestellungen
Bestellungen erkennen, strukturieren und ohne Medienbrüche an nachgelagerte Systeme weitergeben.
- ›openTRANS / EDI
- ›ERP-Anbindung (SAP, Sage, Odoo)
Rechnungsverarbeitung
Inhalte aus Rechnungs-E-Mails extrahieren und automatisiert an Folgeprozesse übergeben.
- ›ZUGFeRD und XRechnung
- ›DATEV-fähige Ausgabe
Auftragsbestätigungen
Rückmeldungen standardisieren und konsistent für interne Workflows aufbereiten.
- ›Einheitliche Datenstruktur
- ›Automatisierte Antwortlogik
Support-Tickets
Anfragen priorisieren, klassifizieren und direkt an das richtige Team routen.
- ›Intent-Erkennung per LLM
- ›Regelbasiertes Routing
Was sich ändert, wenn der Posteingang mitdenkt
Drei spürbare Effekte im Tagesgeschäft — ohne dass Sie auf Zahlen vertrauen müssen, die wir nicht belegen können.
Routine läuft im Hintergrund
Wiederkehrende Vorgänge werden automatisch erkannt, klassifiziert und strukturiert weitergegeben — Ihr Team konzentriert sich auf das, was wirklich Aufmerksamkeit braucht.
Engpässe verschwinden
Mails bleiben nicht im zentralen Postfach liegen — sie landen direkt bei der zuständigen Abteilung, auch wenn die Stammkraft im Urlaub ist.
Nachvollzug ohne Mehraufwand
Jeder Schritt — automatisch oder manuell — ist mit Zeitstempel, Konfidenz und Ergebnis dokumentiert. Audit oder Rückfrage? Antwort in Sekunden.
Für den deutschen Mittelstand entwickelt
Datenhoheit, Nachvollziehbarkeit und sichere Mandantentrennung — von Anfang an mitgedacht.
Audit-fähige Aufzeichnungen
Jeder Pipeline-Schritt wird mit Zeitstempel, Konfidenz und Ergebnis gespeichert — vorbereitet für interne Audits und Steuerprüfungen (GoBD-Anforderungen).
Lückenlose Protokollierung
Analyse, Extraktion und Aktion sind nachvollziehbar dokumentiert — inklusive aller manuellen Eingriffe durch Mitarbeitende.
Mandantenisolation & Verschlüsselung
Strikt getrennte Datenräume pro Kunde, Zugangsdaten AES-256-verschlüsselt, rollenbasierte Berechtigungen.
In wenigen Minuten produktiv
Lassen Sie Ihren Posteingangfür sich arbeiten.
Richten Sie Ihre erste Pipeline ein — oder sprechen Sie mit uns über Ihre konkreten Mailprozesse.