E-Mail-Automatisierung fürs ERP
Ihre Belege kommen per E‑Mail. Ihr ERP bekommt sie fertig.
viamind Flow liest Kundenbestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavise und Eingangsrechnungen aus Ihrem Postfach und übergibt sie im Format, das Ihr ERP einliest. Was fehlt oder unsicher ist, klärt Ihr Team vorher.
Kunden, die uns vertrauen
Was bei Ihnen ankommt
Vier Belegarten, vom Auftrag bis zur Rechnung
Die Belege kommen, wie sie kommen — als PDF, Excel, Text oder XML. Flow liest sie aus und übergibt jede Belegart so, wie Ihr ERP sie braucht.
Verkauf
Von Ihrem Kunden
Ihr Format
Aus dem Beleg wird Ihr Datensatz
Mit Ihren Stammdaten wird aus der Positionszeile Ihre Artikelnummer. Fehlt eine Angabe wie die Kundennummer, findet Ihr Team sie mit der Suche im Kundenstamm. Übergeben wird im Format, das Ihr ERP einliest — als XML, CSV oder JSON, per SFTP-Ordner oder E-Mail.
- Auf dem Beleg · PositionWendeschneidplatte DCMT 11T308In Ihrem ERPStammdatenArtikel 104361
- Auf dem Beleg · Kunden-Nr.fehlt auf dem BelegIn Ihrem ERPGeprüftKunde 10423
openTRANS 2.1ORDER_BE-2901782189.xml
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</ORDER>Ihr Team
Wenn Flow unsicher ist, entscheidet Ihr Team
Flow rät nicht. Was es nicht sicher weiß, legt es Ihrem Team vor — mit dem Grund, und dem Original daneben.
Flow hält an
Fehlt eine Pflichtangabe oder ist sie zu unsicher gelesen, geht der Beleg nicht weiter.
Ihr Team arbeitet den Stapel ab
Der älteste Beleg zuerst, je Beleg der Grund. Ergänzen, prüfen, freigeben.
Nichts bleibt liegen
Auf Wunsch kommt zu festen Zeiten eine Zusammenfassung per E-Mail: was auf Ihr Team wartet.
Sicherheit
Wo Ihre Daten liegen
Vier Stationen, jede mit Ort. Wer wann worauf zugreift, wie lange gespeichert wird und wer beteiligt ist, steht auf einer Seite.
bei Ihrem Anbieter
Ihr Postfach
Flow holt E-Mails aus Ihrem Postfach ab — Gmail, Microsoft 365 (Outlook) oder Ihr eigener Mailserver. Das Original bleibt dort, sofern Sie es nicht löschen lassen.
Hetzner, Deutschland
viamind Flow
Anwendung, Datenbank und Backups laufen auf unseren Servern in Deutschland.
Microsoft Azure, EU
KI-Analyse
Die Modelle für Analyse und Texterkennung laufen auf EU-Servern von Microsoft Azure.
Ziel wählen Sie
Ihr ERP
Das Ergebnis geht per SFTP-Ordner oder E-Mail an Ihr System. Flow braucht keinen Zugang zu Ihrem ERP.
Überzeugen statt binden.
Sie bleiben, solange Flow Ihnen Arbeit abnimmt — nicht, weil ein Vertrag Sie hält.
- Keine feste Vertragslaufzeit
- Kündbar mit 30 Tagen zum Monatsende, eine E-Mail genügt
- Ihre Ergebnisse in offenen Formaten wie openTRANS, XML oder CSV
Häufige Fragen
Was Teams vor dem Start fragen
Die Antworten, die wir in fast jedem ersten Gespräch geben — ausführlich auf den Seiten dazu.
Ihre Frage fehlt? Sprechen Sie mit unsWas macht viamind Flow?
Flow holt E-Mails aus Ihrem Postfach, bestimmt die Belegart, liest die Felder aus und übergibt sie Ihrem ERP im Format, das es einliest — per SFTP-Ordner oder E-Mail. Fehlt eine Pflichtangabe oder ist sie zu unsicher gelesen, hält Flow an, und Ihr Team entscheidet.
Welche Postfächer lassen sich anbinden?
Microsoft 365 und Gmail über die Anmeldung bei Microsoft oder Google, jedes andere Postfach über IMAP. Belege, die nicht per E-Mail kommen, holt Flow aus einem SFTP-Ordner, und einzelne laden Sie im Browser hoch.
Funktioniert Flow nur mit enventa?
Nein. Für enventa Trade ERP liefern wir fertige Vorlagen im Format openTRANS 2.1. Für jedes andere System bringt Flow die Daten als XML, CSV oder JSON in das Schema, das es einliest; eine individuelle API binden wir nach Absprache mit Ihnen an.
Was kostet viamind Flow?
Ein fester Tarif für Ihre Menge, dazu die KI-Kosten nach Verbrauch — ohne feste Vertragslaufzeit. Was über die enthaltene Menge hinausgeht, steht gesondert auf der Monatsrechnung. Was in welchem Tarif enthalten ist, steht auf der Preisseite.
Wo liegen unsere Belege, und wie lange bleiben sie gespeichert?
Gehostet wird in Deutschland, die KI-Modelle laufen auf EU-Servern von Microsoft Azure, ohne Training mit Ihren Daten. Die Anhänge entfernt Flow 3 Tage nach Abschluss, die E-Mail selbst ist 30 Tage nach Eingang gelöscht.
Wie schnell können wir starten?
In der Regel in ein bis zwei Arbeitstagen, wenn Ihr ERP Dateien schon über eine Schnittstelle einliest: Postfach verbinden, Vorlage wählen, Stammdaten einlesen, Übergabe an Ihr ERP einrichten. Für enventa Trade ERP liefern wir die passenden Vorlagen mit; eine eigene Anbindung kann länger dauern.
Wie es weitergeht
Sehen Sie es selbst — oder rechnen Sie nach
Flow an einem laufenden System sehen
30 Minuten zu Ihrer Situation und Flow an einem laufenden System, auf Wunsch danach an Ihren eigenen Belegen — kein Foliensatz.
Jan Verhagen
Gründer · Entwicklung & Strategie
Ihr Ansprechpartner — meldet sich persönlich bei Ihnen.
Unverbindlich · Antwort in der Regel innerhalb eines Werktags.
Was kosten Sie Ihre Belege heute?
Beispiel mit 1.000 Belegen im Monat, je 6 Positionen und 54 € Arbeitskosten je Stunde.
- Handarbeit im Monat
- 12,5 Personentage
- davon übernimmt viamind Flow
- 9 Personentage
- je Beleg, von Hand und mit Flow
- 6 bis 1,4 Min
Drei Angaben, Ergebnis sofort, Kostenindikation per E-Mail.