Stammdaten & Artikel
Das Nachschlagen von Artikelnummern übernimmt Flow. Es gleicht jeden Beleg mit Ihren eigenen Stammdaten ab — Artikel, Kunden, Lieferanten, Mengeneinheiten. Was eindeutig ist, übernimmt es selbst; was nicht, entscheiden Sie mit der Suche direkt im Beleg.
Aus der Bestellung
3 Stk Schleifstift Zyl. K40, Ausf. 2
Artikelstamm · unscharfer Treffer, eindeutig
In Ihr ERP
Die Zuordnung
Flow versucht es zuerst genau, dann unscharf. Erst wenn beides nicht eindeutig ist, kommt eine Auswahl ins Spiel — und die trifft auf Wunsch eine KI, sonst Sie.
Nennt die Bestellung Ihre Artikelnummer, übernimmt Flow sie. Auf Wunsch prüft es sie gegen Ihren Artikelstamm — gibt es sie dort nicht, hält es den Beleg an, bevor der Import im ERP scheitert.
105846wird zu 105846 · im Artikelstamm bestätigt
Abkürzungen, Tippfehler, andere Reihenfolge: Flow sucht unscharf über Nummer, Bezeichnung und Merkmale. Gibt es genau einen klaren Treffer, übernimmt es ihn.
Schleifstift Zyl. K40wird zu 105846 · Schleifstifte Zylinder K40
Liegen mehrere Artikel gleich nah, übernimmt Flow keinen auf Verdacht. Auf Wunsch wählt eine KI zwischen genau diesen wenigen — nie im ganzen Artikelstamm. Voreingestellt ist das aus, dann bleibt das Feld für Sie offen.
Bohrfutter DIN 2080wird zu bleibt offen für Ihre Auswahl
Was offen bleibt, suchen Sie mit der Lupe direkt im Beleg. Die Auswahl füllt Nummer, Bezeichnung und Einheit auf einmal.
Lupe: „fingerschutz“wird zu 300004 · Fingerschutzprofil NR-30
Was im Beleg steht, bleibtEine Datenquelle füllt nur leere Felder. Was Flow aus dem Beleg gelesen hat, überschreibt sie nicht — außer der Mengeneinheit, die Flow in den Code Ihres ERP übersetzt; den gelesenen Wert sehen Sie daneben.
Eine Datenquelle grenzt die nächste einErst den Kunden bestimmen, dann nur in seinen Artikeln suchen — Datenquellen lassen sich hintereinanderschalten.
Aus den Stammdaten gefüllt heißt erfülltKommt eine Pflichtangabe wie die Kundennummer aus Ihren Stammdaten, gilt sie als vorhanden. Der Beleg muss nicht warten.
Vorlagen
Ihre Stammdaten liegen in Flow als Datenquellen. Für die vier häufigsten gibt es eine Vorlage mit den passenden Spalten — Sie ordnen nur noch Ihre zu. Jede andere Liste, etwa Lieferbedingungen oder Kostenstellen, wird eine eigene Datenquelle mit Ihren Spalten.
Ihre Artikelnummer, Bezeichnung und Einheit. Gesucht wird über Nummer, Bezeichnung und die Merkmale, die Sie als durchsuchbar markieren.
Aus der Absenderadresse die Kundennummer und den Namen — auch wenn die Bestellung sie nicht nennt.
Dasselbe für Auftragsbestätigungen, Lieferavise und Rechnungen: vom Absender zur Lieferantennummer.
„Stk“, „Stück“ oder „pcs“: Im Beleg lesen Sie „Stück“, ins ERP geht der Code, den es erwartet — etwa C62 oder Ihr eigenes Kürzel.
Aktuell halten
Stammdaten kommen als Datei zu Flow — einmal von Hand oder regelmäßig aus Ihrem ERP. Die meisten ERP-Systeme können ihre Artikel- und Kundenlisten als CSV exportieren, und genau das genügt. Für enventa Trade ERP liegen die Export-Abfragen fertig vor.
HochladenCSV mit bis zu 1.000.000 Zeilen, Excel oder JSON mit bis zu 50.000.
Aus einem SFTP-OrdnerNach Zeitplan, ohne dass jemand daran denken muss — so läuft ein Import:
Beispiel eines Imports
ExportIhr ERP legt die Liste ab, etwa artikel.csv in einem SFTP-Ordner.
AbholungNach Zeitplan holt Flow die neueste passende Datei — so oft Sie wollen, höchstens alle 15 Minuten.
ÜbernahmeFlow ersetzt den Bestand vollständig, die Suche ist sofort auf dem neuen Stand.
ArchivIst ein Archivordner hinterlegt, wandert die Datei mit Zeitstempel dorthin, etwa artikel_20260923-021500.csv. So wird sie nicht zweimal gelesen.
Ist die Datei leer oder fehlerhaft, bleibt der alte Bestand stehen, und Ihre Admins bekommen eine E-Mail.