Anwendungsfeld · Auftragsbestätigungen
Was der Lieferant bestätigt, steht in Ihrem ERP — ohne Abtippen.
Auftragsbestätigungen automatisch erfassen, ob als PDF, Excel oder ein paar Zeilen in der E-Mail: Flow liest Liefertermin, Mengen und Preise aus und übergibt sie Ihrem ERP. Ihr Einkauf tippt nichts mehr ab und prüft nur, was unklar ist.
Ihr Team
Wenn Flow unsicher ist, entscheidet Ihr Team
Fehlt eine Pflichtangabe oder ist sie zu unsicher gelesen, gibt Flow den Beleg nicht weiter — er landet mit Grund bei Ihrem Einkauf. Was Pflicht ist, bestimmen Sie.
- Pflicht setzen Sie je Feld mit einem Häkchen in der Vorlage
- Wie sicher die Analyse die Belegart bestimmen muss: strikt, ausgewogen oder locker
- Auf Wunsch geht im Workflow jeder Beleg erst nach einer Freigabe hinaus
Vorlage · Pflichtfelder- Fehlt ein Pflichtfeld, bleibt die Bestätigung offen und lässt sich erst freigeben, wenn es gefüllt ist
- Sehr unsicher gelesene Pflichtangaben (Kennzeichen „Prüfen!“) hält Flow ebenfalls an, ebenso eine Einheit, die sich keinem Code zuordnen lässt
- Der Grund steht im Klartext daneben, jedes Feld trägt sein Kennzeichen
Beleg prüfen- Im Stapel, der älteste zuerst — das Original neben den Feldern
- Nach „Speichern & Freigeben“ läuft die Auslieferung von selbst weiter
- Wer freigegeben hat, steht im Protokoll; auf Wunsch kommt zu festen Zeiten eine Zusammenfassung per E-Mail mit allem, was wartet
Der Stapel
Die Bilder zeigen Kundenbestellungen — für Auftragsbestätigungen sind die Ansichten dieselben.
Stammdatenaus Ihrer DatenquelleKI sichersicher gelesenUnsicherlieber einmal hinsehenPrüfen!sehr unsicher gelesenGeprüftvon Ihrem Team bestätigt
Die Felder
Was Flow aus einer Auftragsbestätigung liest
Jeder Lieferant bestätigt anders. Flow liest die Bestätigung so, wie sie kommt; die Analyse bestimmt die Belegart anhand von „Auftragsbestätigung“, „Order Confirmation“ oder „Wir bestätigen Ihren Auftrag“ samt Ihrer Bestellnummer.
So kann eine Auftragsbestätigung ankommen
In der E-Mail selbstAuch ohne Anhang.
Als PDFDie Bestätigung, wie der Lieferant sie schickt.
Als Excel (.xlsx) oder CSVPositionslisten als Tabelle.
Als Foto oder ScanScans mit Texterkennung, Fotos mit einem Bildmodell, beides in der EU.
Als EDIFACT oder XMLElektronische Bestätigungen ebenso.
Alles, was Ihr ERP braucht, um die Bestätigung Ihrer Bestellung zuzuordnen. Welche Felder Pflicht sind, legen Sie fest.
Kopf
- Ihre Bestellnummer
- damit enventa die Bestätigung Ihrer Bestellung zuordnet
- AB-Nummer und Datum
- die Referenz des Lieferanten
- Bestätigter Liefertermin
- als festes Datum oder als Kalenderwoche, je nachdem, was Ihr ERP einliest
- Lieferant
- aus Ihrem Lieferantenstamm
- Fracht und Nebenkosten
- als eigene Beträge, nicht in den Positionen versteckt
Positionen
- Artikel
- die Nummer des Lieferanten und, wenn er sie nennt, Ihre eigene
- Bestätigte Menge
- eine Stornierung steht als Minusmenge da
- Einheit
- voreingestellt in den Einheitencode (UN/ECE) übersetzt, den der Import erwartet
- Termin
- wenn der Lieferant je Position einen bestätigt
- Preis
- mit Rabatten und Zuschlägen, jeweils getrennt ausgewiesen
Das ist unsere Vorlage, für enventa Trade ERP fertig eingerichtet. Welche Felder Flow liest, welche davon Pflicht sind und in welches Format sie gehen, passen Sie selbst an.
So liest Flow
Wie Flow liest, was Ihre Lieferanten schicken
Auch den Scan, der schief im Postfach liegt, und den Lieferanten, der alles anders schreibt: mit Texterkennung in der EU, dem Abgleich mit Ihren Stammdaten und Hinweisen, die Ihr Team je Absender hinterlegt.
Moderne TexterkennungText-PDFs liest Flow direkt, in der richtigen Lesereihenfolge samt Tabellenspalten. Gescannte PDFs und Faxe gehen durch Mistral OCR, betrieben bei Microsoft Azure in der EU und ohne Training mit Ihren Daten; fällt es aus, übernimmt Azure Document Intelligence. Fotos liest ein Bildmodell, ebenfalls in der EU.
Mehr zu Sicherheit und DatenschutzAbgleich mit Ihren StammdatenDen Lieferanten findet Flow über die Absenderadresse, die Artikel über Nummer oder Bezeichnung, die Einheit als Einheitencode (UN/ECE) für den Import. Was aus Ihren Stammdaten kommt, trägt das Kennzeichen „Stammdaten“.
Mehr zur ZuordnungExtraktionsprofile je AbsenderBestätigt ein Lieferant auf seine eigene Art, hinterlegt Ihr Team für ihn einen Hinweis — für ein Feld oder den ganzen Beleg, auf Wunsch nur für PDF, Excel, CSV, EDIFACT oder die E-Mail selbst. Er gilt ab der nächsten E-Mail dieses Absenders.
Ins ERP
Wie die Bestätigung in Ihr ERP kommt
Als Datei in dem Format, das Ihr System einliest. Die Zuordnung zu Ihrer Bestellung übernimmt dort Ihr ERP.
Für enventa Trade ERP
ORDRSP- Fertige Vorlage im Format openTRANS 2.1, an einer echten enventa-Installation erprobt
- enventa legt daraus die Bestellbestätigung zu Ihrer Bestellung an — über den EDI-Adapter, mit dem openTRANS-Mapping von enventa
- Die Datei trägt bestätigte Mengen, Termine und Preise samt Rabatten und Zuschlägen sowie Fracht und Nebenkosten
Für jedes andere ERP
- Unsere openTRANS-2.1-Vorlage als Ausgangspunkt für jedes System, das openTRANS einliest — angepasst an dessen Import
- XML, CSV oder JSON nach dem Schema Ihres Systems, per SFTP-Ordner oder per E-Mail
- Fehlt eine Vorlage, bauen wir sie mit Ihnen
- Eine individuelle API binden wir nach Absprache mit Ihnen an
Danach wird die E-Mail archiviert, verschoben oder weitergeleitet, so wie Sie es je Belegart im Workflow festlegen.
Der Nutzen
Was kosten Sie Auftragsbestätigungen heute?
Beispiel mit 1.000 Auftragsbestätigungen im Monat, je 6 Positionen und 54 € Arbeitskosten je Stunde.
- Handarbeit im Monat
- 12,5 Personentage
- davon übernimmt viamind Flow
- 9 Personentage
- je Beleg, von Hand und mit Flow
- 6 bis 1,4 Min
Häufige Fragen
Was Teams vor dem Start fragen
Zu Auftragsbestätigungen: die Antworten, die wir in fast jedem ersten Gespräch geben.
Ihre Frage fehlt? Sprechen Sie mit unsGleicht Flow die Bestätigung mit unserer Bestellung ab?
Nein. Flow liest die Bestätigung aus und übergibt sie; die Zuordnung zu Ihrer Bestellung macht Ihr ERP beim Import — in enventa entsteht daraus die Bestellbestätigung. Ob Menge, Preis oder Termin von Ihrer Bestellung abweichen, prüft Flow nicht.
Brauchen wir für Auftragsbestätigungen eine Schnittstelle zu unserem ERP?
Nicht zwingend. Flow übergibt die Bestätigung als Datei in dem Format, das Ihr ERP schon einliest, per SFTP-Ordner oder E-Mail. Für enventa Trade ERP gibt es fertige Vorlagen im Format openTRANS 2.1, die enventa mit dem EDI-Adapter einliest. Eine individuelle API binden wir nach Absprache mit Ihnen an.
Was, wenn der Lieferant nur eine Kalenderwoche bestätigt?
Beides geht, je nachdem, was Ihr System einliest: Flow setzt ein festes Datum, den Freitag dieser Woche, oder übergibt die Kalenderwoche selbst.
Wo liegen unsere Auftragsbestätigungen, und wie lange bleiben sie?
In Deutschland; die KI-Modelle laufen in der EU, ohne Training mit Ihren Daten. Die Anhänge entfernt Flow 3 Tage nach Abschluss, die E-Mail ist nach 30 Tagen gelöscht. Alles Weitere steht auf der Seite zu Sicherheit und Datenschutz.
Wie schnell können wir mit Auftragsbestätigungen starten?
In der Regel in ein bis zwei Arbeitstagen. Die Vorlage für Auftragsbestätigungen bringen wir für enventa Trade ERP fertig mit; für jedes andere ERP passen Sie oder wir sie an sein Format an.